Una delle difficoltà maggiori per uno Studio commercialista consiste nel discernere quando sia in grado di accogliere nuovi clienti e quando sia necessario dire di no a nuovi ingressi. In questo articolo si esamina perché sia importante non accettare tutti i potenziali clienti per gestire bene uno Studio contabile, come decidere quali clienti rifiutare e quali alternative ci consentano di accoglierne di nuovi.
Premessa: Studio commercialista e relazione col cliente
Esercitare come dottore commercialista non è mai stato così impegnativo come oggi. Con una pressione crescente per ottimizzare i costi, gestire più clienti e reperire collaboratori contabili, è sempre più importante essere sicuri di prendere la decisione giusta per tutelare la propria attività.
Questo significa trovare il giusto equilibrio tra il volume di lavoro, la qualità dei servizi offerti e la possibilità di programmare l’andamento dello Studio nei mesi futuri. Tutte queste componenti impongono al commercialista un rapporto di massima fiducia col cliente, sia per comprenderne le esigenze e offrire di conseguenza il giusto supporto, sia per assicurarsi un rapporto duraturo, in grado di consentire allo Studio di conoscere con anticipo effort e ritorno che potrà aspettarsi nei mesi a venire.
Indispensabile quindi interrogarsi su come mantenere una relazione salda con i propri assistiti. Per riuscirci è importante fornire un servizio di qualità superiore. Per il commercialista ciò significa, da un lato, padroneggiare le norme fiscali, possedere una buona conoscenza delle pratiche contabili, dei mercati finanziari e delle strategie di investimento, dall’altro, essere in grado di effettuare un’analisi approfondita del proprio cliente, in modo da comprenderne a fondo le specifiche esigenze e poter offrire servizi su misura. Una volta compreso quale sia il servizio più adatto per soddisfare le richieste di ciascun cliente, lo Studio professionale deve fornire un servizio non solo gestionale, ma di affiancamento, capace di proporre con anticipo strategie vantaggiose per l’assistito.
Come rafforzare la relazione col cliente
La prima cosa che uno Studio professionale deve fare per consolidare un rapporto con i propri clienti è ascoltarli: capire cosa vogliano e quali siano le loro aspettative è fondamentale per fornire un servizio di valore. Per soddisfare i clienti, un professionista deve essere disponibile, attento e proattivo. Inoltre, deve essere in grado di comunicare in modo comprensibile, fornire aggiornamenti e lasciare che sia il cliente a prendere le decisioni finali. Questo è il modo migliore per costruire una relazione duratura e sviluppare un meccanismo di passaparola. Attenzione però: il passaparola non sempre attrae i clienti migliori per lo Studio.
Perché dire di no ad alcuni clienti
I motivi per cui rifiutare un cliente sono in sintesi due:
- il cliente non è adatto per il nostro Studio
- lo Studio non è in grado al momento di assorbire ulteriore lavoro.
Non tutti i potenziali clienti di uno Studio sono clienti adatti. Alle volte i clienti vanno selezionati. Le motivazioni possono essere varie: l’ambito in cui opera l’azienda cliente richiede competenze non presenti dello Studio, oppure la gestione del nuovo cliente graverebbe il personale di molte ore di lavoro su attività a basse marginalità, o ancora la capacità di solvenza del cliente è dubbia.
Certamente rifiutare un cliente è sempre una decisione difficile, ma è una scelta necessaria assicurare allo Studio contabile una buona capacità di gestione, tanto operativa quanto finanziaria.
Quando invece è lo Studio a non essere in grado di gestire nuovi ingressi nel proprio parco clienti, vuoi per mancanza di organico, vuoi per mancanza di competenze, si aprono due possibilità alternative al rifiuto al cliente: offrire un servizio ridotto o investire in automazione.
Alternative per non rifiutare alcuni clienti
Se dire di no a un cliente è una scelta difficile, ci sono alcune alternative che il commercialista può prendere. Ad esempio, a un cliente con capacità economica poco robusta può offrire una tariffa a tempo limitato per avviare la collaborazione, oppure può proporre un servizio di consulenza invece del servizio completo.
La vera alternativa per lo Studio contabile risiede però nella capacità di gestire un maggior volume di attività senza rallentare il lavoro.
La Robotic Process Automation (RPA) permette ai dottori commercialisti proprio questo snellimento delle attività più gravose e ripetitive, non solo impedendo la diminuzione della capacità operativa dello Studio, ma assicurandole un miglioramento nelle prestazioni.
La RPA consiste infatti nell’implementazione di software robot per automatizzare parte dei processi, rendendo l’attività più efficiente nel suo complesso. Si tratta di una tecnologia informatica che può essere programmata per eseguire attività ripetitive e complesse come ad esempio, la creazione di documenti, la gestione dei dati e l’elaborazione delle informazioni. Con la RPA il commercialista può automatizzare le attività a minor valore aggiunto, come la preparazione delle dichiarazioni fiscali o la contabilità aziendale, in modo da risparmiare tempo e dirottare le risorse su attività più vantaggiose. Per questo motivo l’introduzione della RPA consente di gestire più clienti allo stesso tempo e di aumentare la produttività dello Studio contabile.
Conclusione
L’adozione della RPA può contribuire ad aumentare la soddisfazione del cliente, poiché rende il commercialista capace di fornire un servizio più veloce e preciso. I robot di Studio riducono i rischi di errore umano, garantendo alta la qualità del servizio. In una sorta di circolo virtuoso, la RPA assicura un miglior rapporto con i clienti attuali dello Studio e permette di introdurne di nuovi senza compromettere la qualità del servizio.
Non va trascurato inoltre un aspetto importante, cioè il contributo che la RPA offre nell’abbattimento dei costi a lungo termine. L’automazione, infatti, consente di ridurre i costi legati alla gestione dei processi manuali. In sintesi, l’utilizzo di RPA è una soluzione molto utile per poter gestire in maniera oculata lo Studio professionale senza rinunciare a nuovi clienti. Se sei interessato ad approfondire l’argomento e a capire come la RPA potrebbe ottimizzare le performance del tuo Studio, consentendoti di aumentare il tuo parco clienti, contattami senza impegno.