Anche piccoli e medi Studi professionali, di commercialisti, revisori o consulenti del lavoro, se si affidano al supporto di terzi, possono pianificare crescite esponenziali del proprio parco clienti, garantendosi maggiore stabilità economica. Competenza, professionalità e comunicazione chiara sono i requisiti fondamentali da ricercare nei fornitori di servizi di outsourcing. Ecco qualche consiglio per valutare il partner a cui affidarsi e per gestire la collaborazione.
Cos’è l’outsourcing della contabilità
L’outsourcing contabile è una pratica sempre più comune, attraverso la quale uno Studio di commercialisti affida parte delle proprie attività a un partner esterno. L’esternalizzazione può essere utilizzata per una varietà di operazioni contabili, come la gestione dei conti, le pratiche amministrative, la creazione di bilanci, la registrazione delle transazioni e la contabilità finanziaria. Solitamente si preferisce approcciarsi a questo sistema delegando le attività a basso valore aggiunto, cioè tutte quelle attività incidentali, che sono necessarie all’ingranaggio fiscale ma che producono scarso valore per il commercialista e che sottraggono tempo al core business.
Un partner di servizi di outsourcing può essere un dottore commercialista specializzato o una società. Gli Studi professionali che non conoscono questa strategia organizzativa possono iniziare analizzando i vantaggi e i costi associati all’outsourcing della contabilità, senza tralasciare alcune considerazioni importanti per la scelta e la gestione di un partner di outsourcing.
Vantaggi dell’outsourcing per i piccoli Studi professionali
L’outsourcing della attività di Studio può offrire al professionista una serie di benefici diretti:
- Risparmio di tempo per attività core business: per il dottore commercialista, che collabora con un team di dimensioni ridotte, esternalizzare le attività meno profittevoli significa concedere più tempo ai propri dipendenti per occuparsi di mansioni importanti, a maggior valore aggiunto, per le quali sono richieste elevate competenze e capacità decisionali. Attività sicuramente più premianti;
- Rispetto delle scadenze: l’accordo col fornitore del servizio di outsourcing garantisce il rispetto di quegli adempimenti a scadenza che, stagionalmente, rallentano lo Studio. In questo modo non è più necessario ricorrere a ricerca di collaborazioni d’emergenza per gestire i sovraccarichi di volumi dell’attività interna;
- Maggiore flessibilità: l’esternalizzazione, alleggerendo il team dal carico di lavoro, offre una maggior disponibilità di tempo, che permette di aumentare il numero di clienti, di assecondarne esigenze specifiche e di dedicarsi alle attività centrali verso cui intende investire lo Studio;
- Copertura dei diversi settori: il partner di outsourcing può fornire un’esperienza aggiornata, aiutando il team interno a operare in conformità alle normative fiscali nazionali. L‘outsourcer offre anche competenze relative ad ambiti diversi da quelli di specializzazione dello Studio, che in questo modo può accogliere assistiti provenienti da categorie diverse e presidiarne necessità variegate.
Costi e risparmi associati all’outsourcing della contabilità
I costi associati all’outsourcing della contabilità variano in base al tipo di servizi richiesti, all’esperienza del partner di outsourcing, al numero di ore necessarie e alla complessità dei documenti contabili da elaborare. Tuttavia, generalmente, un partner di outsourcing della contabilità può fornire un risparmio significativo rispetto al mantenimento di una funzione contabile interna. L’outsourcer può anche aiutare lo Studio a ridurre i rischi di contabilità, come l‘errore umano, le procedure lente o i ritardi nella presentazione delle dichiarazioni fiscali.
Piccoli Studi professionali: scelta e gestione di un partner di outsourcing
Quando si sceglie un partner per l’esternalizzazione, è importante esaminarne attentamente l’esperienza pregressa, la competenza diretta nella professione fiscale e la descrizione dei servizi. Il commercialista dovrebbe esaminare la storia di compliance fiscale, assicurandosi che il fornitore sia in grado di adempiere ai propri obblighi in materia di contabilità in modo accurato e tempestivo. È pertanto importante creare un meccanismo di monitoraggio al fine di verificare che il partner stia svolgendo le attività concordate nei tempi previsti e in conformità alle normative. A tale scopo si possono strutturare controlli di qualità a cadenza regolare, per accertare il rispetto degli standard qualitativi attesi.
Una volta scelto un partner di outsourcing è essenziale mantenere un canale di comunicazione aperto per garantire che Studio e outsourcer abbiano una comprensione comune dei requisiti e delle aspettative.
La definizione di un obiettivo comune è infatti il passaggio iniziale necessario per avviare una sana gestione del fornitore. Questo scopo comune deve fornire un quadro generale del servizio, delle attività e delle modalità incluse. Dopo aver definito un obiettivo comune è importante essere chiari sulle aspettative e sui risultati che si desidera ottenere. A questo serve un contratto trasparente e dettagliato, che metta al riparo da spiacevoli incomprensioni.
Conclusione
L’outsourcing della contabilità può essere un modo efficiente ed economico di gestire le finanze aziendali. Per ottenere i migliori risultati, è consigliabile esternalizzare la contabilità gradualmente, assicurandosi di non incorrere in costi nascosti, come ad esempio costi di configurazione, costi di manutenzione, costi di aggiornamento del software, costi di formazione e costi di assistenza. Inoltre, le aziende devono considerare i costi di licenze software e i costi di connettività.
È perciò molto importante concordare le aspettative nell’accordo iniziale con il fornitore dei servizi di outsourcing. È consigliabile rivolgersi a fornitori locali. I vantaggi di un outsourcer del proprio Paese includono una maggiore disponibilità per la comunicazione, un accesso più rapido ai servizi, una maggiore familiarità con la legislazione locale e una comprensione migliore di esigenze specifiche dello Studio.
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