La gestione efficiente del flusso di lavoro all’interno di uno Studio professionale è fondamentale per garantire la qualità dei servizi offerti ai clienti e per aumentare la produttività del team. Una buona organizzazione delle procedure che regolano le attività consente di ridurre i tempi di esecuzione, standardizzando gli adempimenti e ottimizzando così la resa di ogni attività. La RPA è una tecnologia in grado di rispondere alle esigenze di efficienza degli Studi contabili.
Perché ottimizzare i processi di Studio
Sono almeno tre i motivi per cui un commercialista dovrebbe periodicamente controllare e, se necessario, riorganizzare il flusso di lavoro interno. Alcune volte è necessaria una revisione dell’intero modello organizzativo del proprio Studio.
Anzitutto, un sistema di flusso ben rodato, con processi coerenti, permette di approvare elaborare documenti in maniera standardizzata ed efficiente. In termini pratici evitare incongruenze significa niente perdita di dati e assenza di pericolosi errori.
In secondo luogo, un workflow organizzato permette di monitorare le metriche relative allo storico e alle prestazioni di un segmento operativo specifico. Grazie a dati accorpati si è in grado di verificare se il flusso vada modificato e in quali fasi si possa migliorare in efficienza.
Infine, processi coordinati e pianificati permettono di velocizzare le attività, riducendo il tempo impiegato per le operazioni fiscali. Questo permette di liberare ore di lavoro al commercialista, consentendogli di offrire consulenze di maggior valore ai propri clienti.
Come migliorare l’attività di Studio: software e RPA
Uno dei criteri più immediati per identificare attriti nelle prassi esecutive prevede l’analisi del rapporto tra i tempi di esecuzione e le attività per cliente. Per farlo si può utilizzare un software di gestione dei tempi di lavoro: questo permette di ottimizzare le sue procedure lavorative tracciando e monitorando con precisione il tempo impiegato dallo staff in ogni singola attività.
L’utilizzo di software di gestione per organizzare il flusso di lavoro consente di assistere i clienti, elaborare le fatture, i pagamenti e le scadenze, anche se in modo non centralizzato. Le conseguenze di questo mancato accorpamento sono varie: dal rallentamento della comunicazione interna del personale di Studio all’aumento del rischio di errori per processi non conformi. Verrebbe da domandarsi come mai la gestione degli adempimenti in uno Studio necessiti di un assortimento così variegato di sistemi software. L’insieme delle attività da svolgere non può essere eseguito da un unico gestionale e bisogna spesso ricorrere ad applicativi diversi. Questa parcellizzazione dei sistemi si traduce, però, in un’enorme quantità di lavoro routinario, dispendioso in termini di tempo. Proprio questo tipo di mansioni ripetitive e poco profittevoli è quello più adatto a essere automatizzato, cioè eseguito da robot, programmati per agire come veri operatori umani. Si tratta di automazioni che riguardano l’intero processo di lavoro: la Robotic Process Automation (RPA).
La RPA per il workflow del commercialista
La RPA è una tecnologia che consente di automatizzare i processi ripetitivi e a basso valore aggiunto, come la gestione dei documenti e la compilazione dei moduli fiscali. Questo permette di liberare il tempo del personale di Studio dalle attività routinarie, tempo che può essere dedicato alle attività a maggior valore aggiunto, come la consulenza fiscale e la pianificazione tributaria.
I bot sono in grado di relazionarsi con applicativi diversi, eseguendo le attività in tempi brevi e senza errori. Inoltre, consentono di generare report e statistiche sull’andamento dello Studio che possono essere utilizzate per prendere decisioni strategiche.
L’utilizzo di questa tecnologia consente di offrire ai clienti servizi innovativi e di differenziarsi dalla concorrenza.
Conclusione
L’utilizzo della tecnologia informatica supporta i commercialisti nell’ottimizzazione del flusso di lavoro contabile e nell’offerta di servizi innovativi ai clienti. L’automazione robotica dei processi è uno strumento fondamentale per migliorare la produttività e la qualità dei servizi offerti. Se da un lato rende automatico lo svolgimento di procedure ripetitive e poco redditizie, dall’altro libera tempo al commercialista, che può dedicarsi alla formazione, alla consulenza dei clienti al core business dello Studio.
Se desideri conoscere come la RPA può razionalizzare il flusso di lavoro del tuo Studio puoi contattarmi per ricevere ulteriori informazioni sull’implementazione dei robot. Questi hanno consentito a molti Studi di ampliare il proprio parco clienti, grazie a un controllo scrupoloso dei processi interni.