Gli errori più frequenti negli Studi di Commercialisti non sono distribuiti ugualmente durante tutto il corso dell’anno. Gli Studi di Commercialisti, infatti, affrontano diversi periodi più frenetici degli altri nell’arco dei dodici mesi, con picchi di lavoro intenso soprattutto in prossimità delle scadenze fiscali. In questi momenti di attività, molto concentrata in poco tempo, è comprensibile che si verifichino errori: succede a tutti, del resto si dice che “errare è umano”.
Tuttavia, anche il più piccolo errore può costare molto caro ai clienti, poiché coinvolge campi delicati e che vedono girare molto denaro, come il pagamento delle tasse e in generale la conformità fiscale delle aziende. Insomma, per parafrasare il detto qui sopra: “errare è umano, ma in certi casi sarebbe meglio non sbagliare”.
Vediamo insieme quali sono i principali errori che vengono commessi negli Studi di Commercialisti e come evitarli con la RPA (Robotic Process Automation) che, lo anticipo già, può essere un aiuto prezioso per minimizzare gli errori e garantire una maggiore precisione nelle attività contabili.
Gli errori più frequenti negli Studi di Commercialisti
Abbiamo già detto che, come in tutti i contesti lavorativi, anche negli Studi di Commercialisti capitano gli errori: vediamo insieme i più frequenti.
- Riportare cifre o informazioni errate sui modelli – un semplice errore di digitazione può portare a discrepanze nei calcoli o alla presentazione di informazioni inesatte. Anche copiare un dato nel rigo sbagliato o confondere i dati di clienti diversi sono cose che possono succedono in momenti frenetici.
- Applicazione errata di percentuali o norme – o comunque i cosiddetti errori concettuali, che avvengono quando si applica una percentuale o una norma in modo errato, influendo negativamente sulla dichiarazione fiscale del cliente.
Ecco, invece, le motivazioni che stanno alla base di questi errori:
- Fretta e scadenze che si avvicinano – durante i periodi di picco di lavoro, la fretta è cattiva consigliera
- Distrazione – una conseguenza di un carico di lavoro eccessivo o anche derivata da un momento no del dipendente (rientro da una malattia, problematiche personali…)
- Stanchezza – stanchezza e stress incidono sulla concentrazione e sulla capacità di prendere decisioni corrette, aumentando il rischio di commettere errori
- Ambiente di lavoro non adeguato – un ambiente di lavoro stressante o poco organizzato può contribuire agli errori, creando confusione o mancanza di chiarezza nelle attività svolte
- Mancato aggiornamento o mancata formazione – sono le cause alla base degli errori concettuali
Come la RPA può ridurre gli errori
Gli errori concettuali sono quelli più rari e più semplici da risolvere: formazione, aggiornamenti e l’attenzione costante alle circolari aiutano ad evitarli una volta per tutte (o meglio: fino al prossimo aggiornamento).
Gli errori causati da fretta, stress e distrazione invece sono molto più comuni e possono essere risolti grazia alla RPA. La RPA, infatti, offre una soluzione efficace per ridurre gli errori negli Studi di Commercialisti attraverso l’automazione di processi ripetitivi e basati su regole. I robot software possono perciò eseguire attività contabili in modo accurato e coerente, evitando errori umani.
In un’ottica di riduzione degli errori umani, la RPA porta:
- Precisione assoluta: i robot software eseguono le attività contabili in modo preciso, evitando errori di trascrizione o di calcolo
- Consistenza e coerenza: i robot applicano le regole e i processi in modo coerente, eliminando le variabili umane che possono causare errori
- Riduzione dei tempi di esecuzione: la RPA accelera i processi contabili, consentendo di rispettare le scadenze in modo tempestivo. La riduzione dei tempi di esecuzione riduce anche il rischio di commettere errori a causa della fretta
- Focus sui compiti di maggiore valore: grazie all’automazione delle attività di routine tramite la RPA, i Commercialisti possono concentrarsi su compiti di maggiore valore aggiunto come la consulenza strategica, l’analisi finanziaria e il supporto decisionale.
Se sei Commercialista saprai molto bene che un errore, anche minuscolo, può avere delle conseguenze significative per i tuoi clienti e di conseguenza per la reputazione del tuo Studio. Grazie alla RPA, però è possibile ridurre il rischio di errori e garantire una maggiore precisione nei processi contabili: sfruttando la tecnologia in modo strategico, gli Studi di Commercialisti possono minimizzare gli errori, migliorare l’efficienza operativa e offrire un servizio di qualità superiore ai propri clienti.
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