RPA e AI: conosci la differenza

Nonostante le cifre impressionanti che ruotano attorno alla Robotic Process Automation e all’Intelligenza Artificiale, molti professionisti non hanno ancora chiare le differenze tra le due tecnologie e come queste possano applicarsi nelle operazioni quotidiane in studio. In questo articolo sono analizzate le differenze tra RPA e AI, cercando di spiegarne il potenziale per commercialisti, revisori, tributaristi. Verranno introdotte prima le due tecnologie singolarmente, esaminate poi nella loro complementarità.

Indice

  • L’espansione di RPA e AI in cifre
  • RPA: che cos’è
  • Come la RPA supporta il commercialista
  • AI: che cos’è
  • RPA versus AI
  • RPA e AI combinate

L’espansione di RPA e AI in cifre

Tecnologie di trasformazione digitale come la Robotic Process Automation (RPA) e l’intelligenza artificiale (AI) sono strumenti per aumentare l’efficienza di studio e risparmiare sui costi. Vengono sempre più spesso nominate durante gli incontri di categoria e nelle formazioni su digitalizzazione, organizzazione dei processi e management di studio. Il crescente interesse per queste tecnologie è supportato da una forte espansione, con i mercati globali RPA e AI che dovrebbero raggiungere rispettivamente i 25,56 miliardi di dollari entro il 2027 e i 390,9 miliardi di dollari entro il 2025 (Ricerca Grand View). Tuttavia, la confusione a riguardo al funzionamento, ai vantaggi e alle differenze di questi strumenti digitali è ancora molta.
Di cosa si parla, quindi, quando si fa riferimento alla RPA? E alla AI?
Quali potenzialità offrono davvero?
Quando queste due tecnologie dovrebbero essere utilizzate in maniera combinata?
Ecco qualche risposta in merito ai dubbi fondamentali.

RPA: che cos’è

Per conoscere e saper distinguere Robotic Process Automation e Intelligenza Artificiale è necessario esaminare le due tecnologie in modo distinto. La RPA è un insieme di tecnologie che, grazie a un codice software in grado d’interagire con i sistemi digitali, può eseguire tutti i compiti più ordinati e ripetitivi svolti dal personale di studio, consentendo a questo di concentrarsi su mansioni a più valore aggiunto. In altre parole, i bot RPA svolgono la funzione di faccendieri digitali, degli assistenti instancabili che sgravano il professionista e i suoi collaboratori dal lavoro poco redditizio, dispendioso di tempo e ad alto rischio di errore. Questa tecnologia opera al meglio quando si organizza su una struttura ben predefinita, segue processi basati su regole che applica senza modifiche. Questi processi dovrebbero includere flussi di lavoro che non cambiano nel tempo o che richiedono minio intervento umano per la gestione delle eccezioni. Da sola la RPA può automatizzare differenti attività che necessitano di tempo, ad esempio:

  • Accesso agli applicativi di Studio;
  • Connessione alle API di sistema;
  • Copiare e incollare i dati;
  • Estrazione ed elaborazione di contenuti dai documenti;
  • Apertura di email e allegati;
  • Estrazione dati dal web.

Come la RPA supporta il commercialista

I robot RPA simulano il comportamento umano con le interfacce dei software utilizzati solitamente in ufficio. Svolgono compiti che richiedono alle persone basso contributo cognitivo, ma molte ore di lavoro.
Per fornire alcuni esempi, la RPA esegue in autonomia: l’invio delle dichiarazioni fiscali; lo scarico delle fatture AdE; la contabilizzazione delle fatture; la stampa dei registri contabili; l’invio automatico degli F24 e altri adempimenti a scarse marginalità.
I robot non possono imparare dalle ripetizioni. Funzionano allo stesso modo ogni volta e non possono improvvisare il processo a meno che non siano programmati per farlo.
Al contrario di quanto temuto dai collaboratori di studio, la RPA non rende il personale inutile. Piuttosto, lo assistono, eseguendo i compiti più ripetitivi, dispendiosi in termini di tempo e scarsi in ritorno economico. Ci sono diversi vantaggi dell’utilizzo dei bot RPA, tra cui:

  • Precisione: eliminano gli errori umani
  • Conformità: seguono le regole normative fornite;
  • Efficienza: completano le attività da 4 a 5 volte più velocemente;
  • Ottimizzazione: se programmato correttamente, il bot funziona 24×7, riducendo i ritardi;
  • Soddisfazione di clienti e dipendenti: velocità e precisione garantiscono che dipendenti e clienti siano soddisfatti della qualità del lavoro e del servizio.

In conclusione, l’RPA è un’ottima tecnologia per automatizzare processi semplici. L’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale insieme all’RPA è consigliabile solo quando i processi aziendali sono più complessi e si desidera portare l’automazione a un livello superiore, potendo investire maggior tempo e denaro.

Cos’è l’IA?

L’Intelligenza Artificiale è una tecnologia dirompente, spesso impiegata insieme ai robot RPA. Descritta in modo semplice, l’IA è lo svolgimento di compiti da parte di sistemi informatici simulando l’intelligenza umana. Questi compiti includono l’apprendimento, il ragionamento e l’autocorrezione. L’Intelligenza Artificiale utilizza i dati per emulare processi d’intelligenza umana. Alcune delle applicazioni comuni dell’intelligenza artificiale includono visione artificiale, riconoscimento vocale, chatbot, riconoscimento d’immagini.
Poiché quasi tutte le organizzazioni dispongono di dati strutturati e non strutturati, molti processi richiedono che RPA e AI lavorino insieme per ottenere l’automazione completa dei flussi operativi. L’intelligenza artificiale viene implementata per gestire il complesso processo che in precedenza veniva svolto solo dagli esseri umani. I robot abilitati all’intelligenza artificiale di oggi possono prendere decisioni utilizzando grandi set di dati e prevedere diversi possibili risultati in ogni scenario. A differenza della RPA, l’IA non solo può eseguire ma anche ragionare. Ad esempio, un bot abilitato all’intelligenza artificiale può:

  • Comprendere conversazioni e documenti
  • Visualizzare gli schermi
  • Scoprire attività e processi da automatizzare
  • Elaborare il linguaggio
  • Gestire dati semi strutturati o non strutturati

RPA versus AI

La RPA utilizza sistemi diversi dall’IA in termini di applicazioni e offre prestazioni su obiettivi altri. Mentre l’RPA viene utilizzata insieme alle persone per automatizzare i processi ripetitivi, l’IA è vista come una tecnologia che sostituisce il lavoro umano e fornisce l’automazione end-to-end di processi complessi. Un’altra differenza notevole è che l’RPA utilizza dati strutturati e logica, mentre l’IA può gestire input non strutturati e svilupparne la logica.
Costi e tempi d’implementazione, contenuti nella RPA e più corposi per l’AI, rendono queste due tecnologie non adatte a un confronto escludente l’una rispetto all’altra.

RPA e AI combinate

RPA e AI lavorano spesso in coppia per aumentare la portata dell’automazione e completare processi complessi. Chiedersi se utilizzare la RPA o l’AI non è il giusto approccio; si dovrebbe invece considerare se sia possibile nel proprio flusso di lavoro combinare RPA e AI. La potenza collettiva di queste tecnologie di trasformazione digitale può cambiare l’intero processo e renderlo più efficiente e scalabile. Tuttavia, modificare l’intero processo richiede molto tempo a disposizione, perciò potrebbe non fare al proprio caso.
Se il tempo è per te un fattore importante, meglio concentrarsi sull’implementazione di soluzioni RPA. Se desideri sapere come implementare la RPA nel tuo studio, se e quali vantaggi può offrire al tuo caso specifico contattami qui: ti chiarirò come utilizzare la tecnologie RPA per aumentare l’efficacia del tuo business ottimizzando il tuo workflow.