Se decidere di affidare a partner esterni attività proprie è complesso più emotivamente, per scetticismo e ansie nel delegare, passare all’azione è difficile concretamente. Come scegliere il fornitore del servizio? Cosa confrontare e cosa considerare prioritario? Cinque criteri possono semplificare l’outsourcing della contabilità per i commercialisti, rendendo l’esternalizzazione più semplice.
Commercialisti in outsourcing: come scegliere il partne
Affidare a terze parti alcune attività interne al proprio studio è una scelta tanto strategica quanto delicata. Decidere di non avere più il controllo diretto su tutto ciò che riguarda la fiducia e la credibilità da parte dei propri assistiti, cioè la gestione della loro contabilità, mette in difficoltà più di un commercialista. Eppure i vantaggi provenienti dall’outsourcing della contabilità per i commercialisti non ha confronti. I benefici sono tali da meritare l’abbandono di alcune resistenze, seppur legittime. Tante le motivazioni che spingono i commercialisti a ricorrere all’esternalizzazione: risparmio di tempo; riduzione dei costi di assunzione; accesso a competenze esterne; maggiori energie per il proprio core business (consulenza/ controllo di gestione…).
Per essere certi di poter giovare davvero di questi benefici senza incorrere in servizi costosi o poco performanti, meglio analizzare prima i bisogni interni dello studio e poi le offerte proposte dai fornitori del servizio di outsourcing contabile.
1. Servizi necessari e non
Per cosa si sta ricorrendo all’outsourcing? Per bilanci, per la gestione buste paga, per le dichiarazioni dei redditi? Quale attività rallenta lo studio e può essere affidata a terzi? Quali sono le mansioni che richiedono molto tempo, ma non la competenza prima persona del commercialista?
L’azione prioritaria è definire cosa sarà eseguito personalmente, cosa sarà affidato al personale di studio e cosa sarà compito del fornitore esterno. Inoltre i servizi che vengono appaltati in esterno possono seguire i flussi di lavoro, durante picchi stagionali si può scegliere di esternalizzare anche del lavoro che solitamente viene svolto internamente. Un esame accurato, preliminare all’esternalizzazione della contabilità, deve considerare non solo le necessità più impellenti, ma proiettare le esigenze dello studio sul lungo periodo.
2. Fascia di costo
I fornitori di servizi di outsourcing offrono sistemi di pagamento differenti, alcuni a pacchetto, altri con addebiti mensili. La scelta del sistema di pagamento deve ricadere sulla soluzione più adatta allo studio, a seconda del budget disponibile, e delle esigenze: si vuole esternalizzare solo nei momenti di picco del lavoro o l’esigenza è costante durante l’anno?
La scelta dovrà tener conto non solo della miglior offerta in termini economici e di volumi di lavoro assegnato, ma anche delle peculiarità che riguardano la propria attività interna.
3. Competenza del fornitore
La fiducia verso il partner è centrale per poter davvero lavorare senza il desiderio di controllarne continuamente l’operato. La competenza è la base nella scelta del fornitore adatto, alla cui validazione concorrono non solo le qualifiche conseguite, ma anche la reputazione che il professionista ha sul mercato, le recensioni dei precedenti clienti e la stabilità finanziaria che garantisce.
4. Protezione dei dati
Poter contare sulla serietà del proprio partner significa sia firmare patti di non concorrenza, sia garantire l’assoluta riservatezza tanto del commercialista che si affida al servizio quanto dei dati dei suoi clienti. Un fornitore affidabile offre garanzie concrete per la gestione in sicurezza della privacy dei clienti terzi quanto di ogni transazione che li riguarda. Con il partner outsourcer vengono condivisi sia dettagli sui flussi di cassa sia dati strettamente riservati.
5. Tipologia di contratto
Il controllo attento dei termini e delle condizioni contrattuali deve essere svolto con scrupolo. Ciò che non deve mancare è l’elasticità del fornitore nel venir in contro alle esigenze dello studio, le cui necessità possono modificarsi durante la collaborazione. La sottoscrizione di un contratto con un esperto di fiducia è preziosa, perché fonda il rapporto sia su vincoli legali che sulla lealtà del partner.
Conclusione
Nella scelta dell’outsourcer ideale il commercialista si concentra su garanzia dei risultati attesi e rispetto degli standard del servizio per i propri clienti. Tuttavia gli aspetti sopra elencati completano il quadro entro cui una comparazione tra più fornitori può dirsi completa e obiettiva.
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