7 Errori da evitare nell’Automazione Robotica dei Processi (RPA)

I vantaggi dell’automazione robotica dei processi (RPA) sono ormai conosciuti tra i commercialisti: efficienza operativa, riduzione di costi e tempi di lavoro, abbattimento degli errori, standardizzazione dei documenti. Per non vanificare i miglioramenti che i robot per la contabilità garantiscono è meglio evitare errori grossolani. Ecco una sintesi dei sette sbagli più comuni nell’applicazione della RPA in studio e come evitarli.

Indice

Strategia ambigua

Una delle insidie peggiori di un’implementazione avventata della RPA negli studi dei commercialisti è la mancanza di struttura. Può avere importanti effetti collaterali sull’attività del professionista investire in RPA senza obiettivi chiari, senza indici per valutarne il graduale raggiungimento, senza tempistiche per i risultati attesi.
I processi che caratterizzano ogni studio devono prima essere analizzati da un esperto, per rintracciare le criticità e connettere poi fasi e procedure in maniera organica. Una volta introdotta la RPA i risultati vanno misurati e va stabilito se sia vantaggioso pianificarne un aumento esponenziale. Avere chiare le finalità agevola il passaggio tra attività manuali e attività automatizzate tramite i robot.

Paura dei collaboratori di studio ignorata

Il personale di studio è tra le risorse più importanti del dottore commercialista, e il suo coinvolgimento nella transizione verso l’automazione è centrale. Spesso i collaboratori temono che i robot li sostituiranno in tutto, costringendoli così a perdere il proprio impiego. Questo genera spesso resistenza verso la tecnologia e scarsa collaborazione nell’utilizzarla a dovere.
Per questo motivo è essenziale spiegare ai dipendenti che i robot per la contabilità sono assistenti, che costituiscono il braccio destro degli operatori contabili, sollevandoli dalle attività ripetitive e poco gratificanti per le loro capacità.  Se i collaboratori percepiranno i robot come la chiave per poter accedere a mansioni strategiche, processi decisionali e attività creative, in cui la loro competenza umana è indispensabile, ne saranno i maggior sostenitori. È necessario spiegare ai collaboratori che la RPA semplifica il loro lavoro e libera loro del tempo per acquisire competenze e dedicarsi ad attività core dello studio. In questo modo il team stesso diventa partecipe dell’implementazione della RPA in studio.

Aspettative irrealistiche

Tra gli errori più comuni che riguardano l’uso della RPA negli studi dei commercialisti rientrano prospettive di riduzione dei costi impraticabili.
La diminuzione della spesa è uno dei benefici più noti che l’Automazione Robotica dei Processi garantisce. Tale contrazione della spesa è però legata a un’analisi continua della RPA implementata. Successi raggiunti e obiettivi mancati devono plasmare ciclicamente il sistema RPA sviluppato, adattandosi in maniera flessibile.
Perciò occorre una strategia a lungo termine e strutturata su proiezioni realistiche, non su desiderata lontani dalla realtà del mercato in cui si opera.

Prototipo come punto d’arrivo

La prima fase per implementare la RPA in studio è la realizzazione di un prototipo, una sorta di esercizio di verifica per tracciare il progetto.
L’errore che si commette spesso in questo step è credere che tale prototipo renda scalabile la RPA sviluppata senza ulteriori modifiche, in facilità e velocemente.
Bisogna ricordare che i primi modelli sono pensati in un ambiente di prova, che deve servire allo Studio per perfezionare i bot senza rischi.
Tuttavia lo sviluppo della RPA, soprattutto per studi di grandi e medio grandi dimensioni, non può adagiarsi sul primo prototipo realizzato. Questo è un punto di partenza, per costruire una RPA incrementale e sostenibile nel tempo.

Scarsa collaborazione con lo staff IT

Alcuni dottori commercialisti credono di poter implementare la RPA in autonomia, senza rivolgersi a esperti del settore e senza coordinarsi con le figure di riferimento dell’area tecnica interna allo studio. Questo sbaglio può costare caro al professionista, non solo in quanto a scalabilità dell’automazione, ma anche sotto il profilo della sicurezza e degli errori. Per far sì che i robot per la contabilità offrano il massimo delle potenzialità occorre un lavoro di squadra, che coinvolga dipendenti interni allo studio e fornitori competenti, in grado di coadiuvarsi e scambiarsi le reciproche conoscenze.

Tempi di collaudo troppo brevi

I test di processo hanno tempi necessari che non possono essere ridotti. Il taglio, spesso drastico, delle fasi necessarie a questo procedimento è un serio errore. Alcune volte i commercialisti commettono questo sbaglio spinti dal desiderio di un ritorno quanto più veloce dall’impiego economico che la RPA comporta. Tuttavia, serve ricordare che il processo di verifica assicura il corretto funzionamento dell’intero sistema di automazione. Se non si vuole vanificare l’investimento di denaro, energie e tempo compiuto fino al momento di test, meglio non correre supponendo che i robot per la contabilità siano la risposta a tutte le difficoltà. Inefficienze e rallentamenti potrebbero dipendere anche da errori nella catena di processo del lavoro di studio, non solo dalle modalità di esecuzione delle attività.
Verificare i processi, dedicando i giusti tempi ad analisi e collaudo, è indispensabile affinché non ci sia dissonanza tra sviluppo e messa a regime della RPA.

Ruoli e responsabilità confusi

L’Automazione Robotica dei Processi non corrisponde alla delega completa del lavoro ai robot per la contabilità. Si tratta di una cooperazione tra umani e software per il corretto funzionamento di tutte le operazioni contabili automatizzate. L’errore di credere i robot autonomi e pertanto non necessari di manutenzione e controllo è pericoloso per la sicurezza del sistema stesso. Pertanto, devono essere ben definiti i ruoli di coloro che sono preposti a queste funzioni di supervisione, gestione dei problemi e cura dei robot. Il suggerimento è quello di dotarsi di diagrammi di flusso per strutturare compiti e responsabilità di ciascuno, sull’immediato e sul lungo periodo.

Conclusione

La tecnologia RPA racchiude un potenziale di efficacia capace d’incidere notevolmente sulla crescita dell’attività del commercialista. A determinarne il successo o il fallimento nell’implementazione di ciascuno studio sono quasi sempre gli errori sopra elencati. Nessuno di questi va trascurato, inclusa la selezione di un fornitore affidabile. La soluzione a quasi tutti i problemi che possono presentarsi consiste nel: prevenirli dove possibile e sapere come risolverli quando accadono. Un esperto nel campo RPA deve essere in grado di fare questo. Ecco perché è una figura centrale per chi si avvicina al mondo dell’automazione.
Se desideri scoprire come la RPA può aiutare il tuo Studio, diminuire le spese e ottimizzare le attività risparmiando tempo, contattami. Sarò felice di affiancarti nell’analisi delle soluzioni più adatte al tuo contesto.