L’organizzazione dello studio di un commercialista non può più limitarsi alla semplice dotazione di un buon gestionale o all’assunzione di personale competente. L’automazione robotica dei processi impiega software per la gestione dello Studio in chiave globale. Non più tanti processi parcellizzati, ma flussi unitari. Ecco cosa è la Robotic Process Automation, in quali processi può applicarsi e perché va implementata.
Software robot per lo studio del commercialista
Gli Studi dei commercialisti perdono ingenti somme di fatturato ogni anno a causa delle inefficienze nei processi interni. Con l’ampliamento dello studio e l’avanzamento rapido delle tecnologie, le prassi di esecuzione diventano obsolete, o più contorte. Inoltre, la mancanza di documentazione per l’esecuzione del processo porta a inefficienze e spreco di risorse, che si tratti di tempo, forza lavoro o denaro. Anche tra gli Studi che documentano i propri processi, sono pochissimi quelli che li analizzano, li quantificano e li organizzano, rimanendo esposti alla normalizzazione degli errori. In altre parole: i processi scadenti peggiorano le performance delle attività degli studi professionali, incluse quelle dei commercialisti. Ecco perché molti professionisti si stanno rivolgendo all‘automazione dei processi per armonizzare le diverse fasi di lavoro e massimizzare le entrate.
I software per la gestione dello studio commercialista non possono più prescindere dai robot se i contabili vogliono essere competitivi nel mercato attuale.
Che cos’è l’automazione dei processi (RPA)?
L’automazione robotica dei processi di studio è una strategia operativa per raggiungere il miglior risultato partendo dalle risorse già disponibili e creando flussi di lavoro più snelli grazie all’ausilio dei software robot. Il percorso che porta all’adozione della RPA analizza i diversi step in cui è organizzato il lavoro di Studio, valuta come vengono eseguiti, connette i membri del team standardizzando le procedure, tutto al fine di massimizzare l’efficienza.
Di norma procede in alcuni passaggi chiave, tra cui quelli basilari sono:
- Identificazione del problema
- Ottimizzazione utilizzando le risorse esistenti
- Implementazione dei software robot per le modifiche
- Monitoraggio e misurazione dei benefici
Dove implementare la RPA nella catena dei processi?
La RPA non è un sistema identico per tutti, non parte da un processo specifico valido per ogni attività. Si avvia dalle fasi in cui si rintraccia l’origine di un problema, procedendo poi a ciò che è connesso, valutando le opportunità per lo specifico studio contabile, secondo le sue dimensioni, le sue necessità e le sue capacità economiche.
L’automazione dei processi di Studio non deve essere un progetto imponente: può infatti riguardare una singola parte dei processi. Si può avviare l’automazione in segmenti ridotti per valutare i miglioramenti ed estenderla poi successivamente.
Piccoli processi con problemi minori possono essere il punto di partenza per ampliare gradualmente l’ottimizzazione dei flussi, portando a miglioramenti via via esponenziali.
Perché serve l’automazione di studio?
La RPA di studio offre numerosi vantaggi diretti, tra cui:
- Maggiore produttività. Grazie a processi automatizzati è possibile impiegare il personale contabile in operazioni ad alto valore aggiunto, anziché in mansioni non core e poco proficue.
- Meno spreco di risorse. Oltre all’ottimizzazione preliminare dei flussi di lavoro, la RPA lavora standardizzando le operazioni, eliminando attriti e procedure che rallentano il work flow. Inoltre, i robot lavorano anche la notte, senza errori e senza necessità di supervisione.
- Costi inferiori. La RPA evita ulteriori assunzioni, sgravando i collaboratori di Studio da quella parte di lavoro che richiede poca competenza ma molte ore di attività. Sono i robot a compiere le operazioni ripetitive.
- Aumento della redditività. Il rapporto tra le ore lavorate per cliente e i margini migliorano notevolmente: gli adempimenti evasi con l’automatizzazione richiedono meno tempo, ma il compenso che lo Studio percepisce dai propri clienti resta invariato.
L’automazione robotica dei processi concede altri benefici meno eclatanti, come il prestigio derivante da un’offerta agli assistiti di servizi puntuali, privi di errori e più accoglienti, grazie al tempo libero che ora il commercialista può dedicare ai propri clienti. A questo si affianca il sorpasso di una gestione dei dati a compartimenti stagni, rendendo lo scambio d’informazioni rapido, chiaro e schematico.
Per sua natura, la RPA spinge il professionista verso un perfezionamento costante, che rende lo Studio competitivo e flessibile ai cambiamenti.
Conclusione
Con il giusto supporto, l’automazione dei processi di Studio è più semplice di quanto si pensi. Come professionista affianco da anni gli studi di colleghi Commercialisti nell’analisi dei processi dei loro Studi e nell’attuazione della RPA. Partendo dai passaggi principali traghetto le attività analogiche nel mondo digitale avanzato, riducendo sprechi e garantendo un ROI migliore. Contattami se desideri analizzare quali vantaggi potrebbe trarre il tuo Studio dalla RPA.
Lascia che i robot sbrighino le tue pratiche e ottimizzino i processi, cosicché tu possa concentrarti sull’attività più importante: incrementare il tuo business.