Grazie alle tecnologie informatiche è oggi possibile dimezzare i carichi di lavoro delle risorse umane legati a mansioni monotone e a basso valore aggiunto. In questo modo il tempo liberato può essere impiegato per altre attività, soprattutto per attività ad alto valore aggiunto.
Tecnologia: tra uso vantaggioso o nocivo
Gli strumenti tecnologici sono potenzialmente vantaggiosi e nocivi al contempo, a seconda dell’uso, strategico o meno, che ne si fa.
Negli studi professionali di commercialisti, revisori contabili, consulenti del lavoro è diventato massiccio l’utilizzo di computer, Internet e strumenti di calcolo informatici. Tuttavia, questi strumenti richiedono ancora l’intervento umano durante i loro processi, vincolando al loro flusso di lavoro anche il personale.
RPA e AI: soluzioni automatizzate per risparmiare tempo
L’Automazione intelligente dei processi operativi permette oggi di svincolare lo staff dai compiti monotoni degli studi professionali, questa tecnologia è infatti in grado di svolgere in piena autonomia compiti ripetitivi e poco vantaggiosi in termini di rendimento.
Nel campo aziendale l’incontro tra Artificial Intelligence (AI) e Robotic Process Automation (RPA) sta ridefinendo l’organizzazione del lavoro, risolvendo problemi di tempo e di costi.
La Robotic process automation è un sistema tecnologico in grado di stabilire un flusso di lavoro tra software che solitamente non sono collegati tra loro: per esempio può connettere il sistema di posta elettronica con il sistema di salvataggio dei file, o con i software per l’analisi dei file.
Grazie alla RPA, strumenti come fogli di calcolo, email e archivi online (cloud) possono scambiarsi documenti e compilarli in un unico processo di lavoro, in grado di terminare con la catalogazione del materiale e l’invio di una mail di notifica al cliente.
Non solo, l’intelligenza artificiale può assegnare all’applicativo la scelta automatica rispetto ad alcune decisioni nel flusso di lavoro, come l’estrazione di specifiche informazioni da documenti o banche dati.
Tutto questo permette di liberare dottori commercialisti, revisori e loro collaboratori da compiti dall’enorme dispendio di tempo, riducendo inoltre il rischio di errore, decisamente più alto se umano rispetto al guasto informatico.
Esempio pratico di RPA e AI combinate
L’uso intelligente della RPA o della AI già produce vantaggi tangibili per le aziende, quantificabili in termini economici. Naturale conseguenza non può che essere l’uso combinato di queste due tecnologie, capace di moltiplicare i benefici per gli studi professionali.
Questo risulta più evidente con un esempio.
Supponiamo di dover gestire dei documenti che dovranno essere conservati in una cartella specifica per ogni cliente. La gestione si complica se desideriamo dividere per tipologia i documenti e far sì che tutte le fatture siano accorpate di una cartella specifica, i contratti in un’altra cartella, la documentazione riguardante i pagamenti dei dipendenti in un’altra ancora. In una situazione come questa non serve soltanto che il flusso di lavoro sia automatico, ma anche di scelte intelligenti, scelte che sappiano rispondere alla domanda: “questo documento specifico in quale delle tre cartelle deve essere conservato? A quale tipologia appartiene?”.
La cooperazione di RPA e AI permette di chiudere questo flusso di lavoro, in cui intelligenza decisionale e automazione operano in maniera combinata, con successo.
I processi descritti, come la suddivisione di documenti in cartelle, possono risultare semplici, tuttavia questi cambiano notevolmente quando si tratta di aziende o grandi studi professionali, per i quali ogni singolo processo va a moltiplicarsi per vari stadi di complessità, per il numero di clienti e di dipartimenti.
Questi flussi nella gestione degli adempimenti spesso sono eseguiti senza un’analisi preliminare per strutturarli secondo la miglior efficienza possibile, operando per ridurre numero di ore lavorate dallo staff, oppure in caso si tratti di servizi agli utenti, il tempo per erogare loro un servizio.
La RPA e l’automazione intelligente consentono d’implementare il workflow, evidenziando le inefficienze e modificando procedure per ottimizzare la produttività. La tecnologia informatica intelligente permette, attraverso i suoi algoritmi, di identificare duplicati,
errori, ingorghi operativi. L’utente potrà in tal modo migliorare il processo operativo nel tempo, grazie ai suggerimenti dell’algoritmo.
Citizens technologists
Come stabilire i flussi di automazione?
A gestire e indirizzare i meccanismi automatizzati è lo specialista di business, non un informatico. L’automazione intelligente non richiede programmatori, necessita piuttosto di esperti di business, competenti nell’ambito del lavoro di studio, capaci di elaborare soluzioni tecnologiche su misura del singolo studio, customizzando la tecnologia a disposizione.
Questi esperti sono pertanto gli stessi commercialisti, i professionisti, il personale aziendale che conosce il flusso di lavoro interno e le tecnologie offerte dalla RPA.
Queste figure oggi sono definite “citizen technologists”.
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