In ambito outsourcing la privacy è una priorità, ma questo punto fermo può essere applicato ad altri, numerosi campi. Basti pensare all’Intelligenza Artificiale – in Italia, va ricordato, il Garante della Privacy ha fermato ChatGPT per quasi un mese – o a tutte le aziende che per diversi motivi si trovano a maneggiare e ad utilizzare dati sensibili di decine di migliaia di persone ogni giorno.
La ragione è semplice: la digitalizzazione ha il pregio di avere smaterializzato a livello globale un’imponente mole di dati, rendendoli molto più fruibili, ma ha anche il difetto di averli resi più vulnerabili.
Anche nel nostro piccolo, quando parliamo di Studi di commercialisti, la privacy ha un valore, specialmente se abbiamo deciso di gestire parte delle nostre attività in outsourcing.
I clienti, e questo vale per tutti i settori, si aspettano che le informazioni personali e finanziarie che condividono con lo Studio siano trattate con la massima cura e riservatezza. Inutile sottolineare come questo dipenda dalla delicatezza dei dati forniti, che comprendono informazioni bancarie e report sulla situazione finanziaria ed economica dell’azienda.
Ecco perché quando uno Studio professionale decide di optare per l’outsourcing di alcune delle sue attività, come ad esempio la gestione dei conti o l’elaborazione dei dati fiscali, è normale interrogarsi sul tema della privacy. I clienti possono infatti temere che, venendo affidate le loro informazioni a un terzo, la sicurezza dei loro dati possa essere a rischio.
La domanda più frequente in questo senso è: l’outsourcing può aumentare il rischio di violazioni della privacy, dal momento che le informazioni vengono condivise con un’entità esterna?
Privacy e outsourcing, la garanzia del GDPR
Il cliente che pone questa domanda merita senz’altro di essere rassicurato.
Nonostante il timore sia sensato, bisogna ricordare che l’outsourcing non comporta necessariamente un rischio maggiore per la sicurezza dei dati dei clienti. Anzi, l’evoluzione della legislazione e delle tecnologie informatiche hanno reso l’outsourcing una soluzione sicura, o comunque non meno sicura della cessione dei propri dati allo Studio professionale che non utilizza il servizio dell’outsourcing.
Con l’introduzione del General Data Protection Regulation (GDPR) nell’Unione Europea sono state stabilite regole molto rigorose sulla gestione e la protezione dei dati personali, che si applicano a tutte le organizzazioni che operano all’interno dell’UE, fornitori e clienti di servizi di outsourcing inclusi. Ricorda che per quanto riguarda il GDPR anche se il responsabile del trattamento dei dati diventa il fornitore di outsourcing, il titolare del trattamento è e resta lo studio di commercialisti a cui il cliente ha inizialmente affidato l’incarico.
A questo tema va aggiunta l’evoluzione della crittografia dei dati, l’autenticazione a più fattori e i firewall avanzati: tutte misure, queste, che possono essere adottate per garantire la sicurezza dei dati. Quando decidi di gestire alcune delle tue attività in outsourcing puoi chiedere, ad esempio, quali di queste tecnologie verranno adottate per proteggere i dati dei tuoi clienti.
Outsourcing e privacy: quando scegliere la trasparenza
Quando si parla di privacy in ambito outsourcing, il timore maggiore non riguarda la sicurezza informativa, ma la discrezione e la professionalità del fornitore. Cosa accadrebbe – si chiede il professionista – se il mio fornitore utilizzasse in maniera impropria o perdesse i dati dei miei clienti?
Questa paura fa sì che, spesso, lo Studio decida di non rivelare ai propri clienti la decisione di gestire alcune attività in outsourcing o di ammetterlo solo sotto richiesta esplicita.
Proprio perché sono consapevole di quanto siano delicati gli equilibri e i rapporti con i clienti, ho deciso di proporre tre diversi tipi di approccio tra cui è possibile scegliere:
- approccio trasparente
- approccio semitrasparente
- approccio opaco
Questo significa che posso parlare con il cliente a nome tuo, posso lasciarti i rapporti o ancora percorrere una via intermedia: sei tu a decidere.
Con l’approccio trasparente posso parlare direttamente con il tuo cliente, togliendoti il pensiero dell’intermediazione e gestendo anche tutta la parte di comunicazione. Il cliente potrà così interfacciarsi direttamente con il mio studio per porre tutte le domande e i dubbi che dovessero sorgere in tutta la durata del servizio di outsourcing.
Anche con l’approccio semitrasparente il cliente finale avrà la possibilità di rapportarsi con una risorsa del mio studio, ma questa verrà percepita come una risorsa del suo studio di commercialisti di riferimento.
Con l’approccio opaco, infine, la comunicazione e il rapporto con il cliente resta in carico al tuo studio professionale: noi ci occuperemo per te della parte operativa.
L’outsourcing riduce i costi, garantisce l’accesso a competenze in settori diversi da quelli dello studio contabile d’origine – che magari ha un core business diverso – e rispetta le stesse normative sulla protezione dei dati applicabili agli studi contabili e di commercialisti. Non c’è motivo, quindi, di preoccuparsi.
Fornire un servizio di qualità elevata, attingendo a possibilità innovative ed intelligenti come la gestione in outsourcing di attività ripetitive e a basso valore aggiunto, è un plus per uno studio contabile lungimirante e desideroso di far crescere il proprio business e quello dei clienti. E i clienti, quando informati, lo capiscono bene e approvano.