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Perdere il controllo con l’outsourcing: 3 consigli per superare la paura

Come superare il timore di perdere il controllo in outsourcing: 3 consigli pratici

Quella di perdere il controllo con l’outsourcing è una preoccupazione comune negli Studi di Commercialisti che considerano di integrare questa efficace pratica nella loro attività. Per superarla, tuttavia, basta adottare qualche piccolo accorgimento. In questo articolo proverò a fornirvi tre consigli fondamentali per gestire con successo l’esternalizzazione dei servizi, assicurando che quello della perdita di controllo rimanga solo un falso mito. 

Un timore diffuso (e perché)

Sono sicuro che, se pensaste di ricorrere all’outsourcing, una delle vostre prime preoccupazioni sarebbe la perdita di controllo diretto sulle attività. Vi tranquillizzo subito: è normale. Questa paura deriva spesso dalla sensazione di non avere più il pieno dominio sulle operazioni esternalizzate e di dipendere eccessivamente dall’outsourcer. Tuttavia, è importante capire che questa percezione non corrisponde necessariamente alla realtà. Con una pianificazione adeguata e una comunicazione efficace, il rischio di perdere il controllo con l’outsourcing può essere significativamente ridotto fino ad annullarsi del tutto. Infatti, adottare un approccio informato e strategico è fondamentale per mantenere un controllo efficace sulle attività esternalizzate. Di seguito proverò a darvi tre consigli pratici per gestire con successo l’outsourcing, dimostrando come sia possibile trasformare questa strategia in un vantaggio competitivo senza temere di perdere il controllo.

Superare il timore di perdere il controllo in outsourcing: contratti chiari

Il primo passo fondamentale per evitare di perdere il controllo con l’outsourcing è stabilire chiare linee guida e aspettative fin dall’inizio della collaborazione con il collega commercialista in esterno. Questo significa definire in modo preciso e dettagliato quali saranno i compiti e le responsabilità dell’outsourcer, così come le modalità di comunicazione e di condivisione di dati e documenti. Un contratto ben strutturato, che includa tutti questi dettagli, è cruciale per una collaborazione trasparente e produttiva

Adottando queste misure si riduce notevolmente il timore di perdere il controllo delle attività. Invece di percepire l’esternalizzazione come una minaccia, diventa possibile vederla come un’opportunità per ottimizzare le operazioni, mantenendo un controllo efficace e una gestione trasparente delle attività esternalizzate.

Superare il timore di perdere il controllo in outsourcing: comunicazione trasparente

Un altro aspetto fondamentale per prevenire la paura di perdere il controllo nell’outsourcing è garantire una comunicazione continua e trasparente tra l’outsourcer e il commercialista che richiede il servizio. La comunicazione regolare non solo aiuta a tenere traccia dei progressi e a monitorare le prestazioni, ma consente anche di anticipare e gestire eventuali problemi prima che diventino critici.

È importante stabilire canali di comunicazione chiari e definire la frequenza e il formato delle comunicazioni. Che si tratti di aggiornamenti via email, cartelle condivise o compilazione di software per il tracciamento dell’attività, avere un flusso di comunicazione costante assicura che lo Studio sia sempre informato sullo stato delle attività esternalizzate. Questo permette di mantenere un senso di controllo e partecipazione, riducendo la sensazione di distacco dal collega in esterno.

Inoltre, incoraggiare un dialogo aperto e costruttivo con l’outsourcer può portare a miglioramenti continui nei processi e nelle prestazioni, contribuendo a una collaborazione più efficace e soddisfacente per entrambe le parti.

Superare il timore di perdere il controllo in outsourcing: indicatori di performance

L’ultimo consiglio per evitare il timore di perdere il controllo nell’outsourcing è l’implementazione di indicatori chiave di performance (KPIs) chiari e misurabili. Stabilire questi parametri permette di valutare oggettivamente l’efficacia del fornitore esterno e di assicurarsi che le attività esternalizzate siano allineate con gli obiettivi dello Studio.

I KPIs dovrebbero essere definiti in collaborazione con l’outsourcer e dovrebbero riflettere sia le aspettative dello Studio committente sia le realtà operative del commercialista in outsourcing. Possono includere metriche come la qualità del lavoro, i tempi di consegna e la soddisfazione del cliente. Monitorando regolarmente questi indicatori, lo Studio committente può avere una visione chiara delle prestazioni e intervenire tempestivamente in caso di scostamenti.

L’uso di indicatori di performance trasforma l’outsourcing in un processo quantificabile e gestibile, riducendo la percezione di incertezza e rafforzando la fiducia nella collaborazione. Inoltre, fornisce una base solida per confronti costruttivi e miglioramenti continui, assicurando che l’outsourcing rimanga un asset strategico per lo Studio.

In conclusione, superare il timore di perdere il controllo nell’outsourcing è possibile attraverso una pianificazione accurata, una comunicazione trasparente e l’uso di indicatori di performance chiari. Adottando queste strategie, l’outsourcing può diventare un’efficace leva strategica per gli Studi di commercialisti, permettendo loro di concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto, migliorando l’efficienza e la qualità del servizio offerto.

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