Dubbi sull’outsourcing della contabilità? Per capire se conviene analizziamo i 5 dubbi più comuni: costo, qualità, rapporto col cliente, localizzazione del servizio, scambio informazioni
Introduzione
L’outsourcing contabile è un servizio di esternalizzazione a cui ricorre un numero sempre crescente di commercialisti.
Legittimo domandarsene il motivo e cercare di valutare se si tratti di una moda passeggera, con svantaggi dietro l’angolo, oppure di una prassi vantaggiosa.
In questa fase del mercato, in cui le marginalità legate all’elaborazione dati sono in decrescita, studi di commercialisti e liberi professionisti lavorano alacremente ma con basse rendite.
In un mercato competitivo come quello attuale non è certo il ribasso sul prezzo l’espediente su cui poter contare. Ne consegue che commercialisti e studi valutino l’acquisto di servizi esterni, ricorrendo all’outsourcing della contabilità.
di dedicare più tempo a operazioni ad alte marginalità e ai clienti.
Vale dunque la pena di interrogarsi sull’efficacia di questa procedura ed analizzare alcuni dubbi comuni ai commercialisti che stanno valutando se ricorrervi o meno.
I cinque dubbi sull’outsourcing della contabilità
Perdita del controllo sul cliente
Spesso si teme di non avere più la gestione effettiva della contabilità dei propri clienti.
Nella pratica, il servizio di outsourcing è concordato in anticipo con il fornitore. In base alle scelte espresse dal commercialista, egli potrebbe non si interfacciarsi mai col cliente, oppure farlo solo nei rari casi concordati. Potrebbe dunque restare completamente anonimo. Oppure, se richiesto, il fornitore potrà contattare il cliente presentandosi sempre a nome dello studio del commercialista o come collaboratore.
Va ricordato che, nella maggior parte dei casi, di fatto non è necessario alcun contatto tra fornitore del servizio e cliente dello studio.
Calo della qualità del servizio
La continuità dell’alto valore del servizio offerto ai propri clienti dipenderà dall’accordo e dalla conformità, su software e procedure, tra commercialista e fornitore.
Infatti, il passaggio di consegna è l’atto determinante per la buona riuscita del servizio. Ogni singolo cliente ed ogni modalità andranno preventivamente concordate, così da trasmettere al fornitore i processi operativi come ce li si aspetta e sapendo come il fornitore è in grado di offrirli.
La collaborazione iniziale è, perciò, la fase più importante nell’attività di outsourcing.
Valutare il giusto fornitore, stabilire una buona intesa e dedicare il giusto tempo all’allineamento iniziale sono indispensabili per garantirsi un buon servizio di esternalizzazione.
Costi non sempre trasparenti
Il preventivo sui costi è strettamente legato alle specifiche esigenze del commercialista che fa ricorso all’esternalizzazione. Questa stima è dunque connessa alla fase iniziale di accordi e analisi. Perciò, una volta stabilite necessità, procedure e tempistiche, il budget calcolato sarà definito e dettagliato. Ancora una volta, la scelta di un fornitore serio ed esperto sarà la chiave per un servizio efficiente e dal costo equo, commisurato alle performance richieste.
Perdita di tempestività nel ricevere e dare informazioni
Questo timore è legato in particolare alla paura di non avere a portata di mano la documentazione del cliente, di dover in qualche modo rincorrere il fornitore, esserne in balia. Solitamente, la soluzione è offerta dai sistemi digitali, che permettono di condividere online, in tempo reale, qualsiasi documento del cliente o file prodotto dal fornitore. Non è necessario, perciò, richiedere autorizzazioni o invii di mail, perché tutta la documentazione si trova già nel portale dedicato, aggiornata e fruibile con qualsiasi device da parte del commercialista.
Localizzazione del servizio
Soprattutto in passato, aziende e studi professionali si sono rivolti a servizi esteri, localizzati soprattutto nell’aera balcanica, per i costi molto competitivi lì offerti.
In questi casi andrebbe valutato il limite fisico: la fase di accordo iniziale non potrà godere dei tempi dilatati e degli incontri personali che concede un servizio offerto in Italia.
In seconda battuta, un servizio estero non offre la sicurezza di un’attività italiana, tenuta a rispondere alle stesse regolamentazioni nazionali.
La presenza in territorio nazionale del fornitore mette al riparo da casi di emergenza, poiché il fornitore, all’occorrenza, può essere più facilmente raggiunto nel suo studio fisico.
Conclusione
Dissipati alcuni dei dubbi più comuni, si può affermare che, dati alla mano, gli studi che ricorrono all’outsourcing razionalizzano i processi interni, senza assumere nuovo personale, e aumentano le attività ad alto margine.
Ottimizzando la resa della gestione contabile e riducendo i tempi di lavoro per operazioni di routine, si può evitare la svalutazione del proprio servizio o l’erosione della qualità dello stesso (a causa dei sovraccarichi di lavoro).
Ciò a cui è necessario prestare particolare attenzione è il fornitore del servizio, con il quale effettuare un attento screening iniziale e stendere una documentazione puntuale dello sviluppo del servizio.
Se desideri avere informazioni contatta Studio Loffredo.