L’esternalizzazione delle attività contabili è, senza dubbio, vantaggiosa in termini di tempo e denaro risparmiati. Tuttavia alcuni i commercialisti temono una perdita di fiducia da parte dei propri clienti. In realtà nell’outsourcing contabile il rapporto col cliente finale può essere concordato a priori. Il fornitore del servizio può avere una distanza dall’assistito su tre livelli diversi, che vengono qui descritti.
Rapporto cliente-fornitore
I benefici dell’esternalizzazione per i commercialisti sono numerosi e oggi facilmente verificabili.
Affidare operazioni ripetitive e a basso valore aggiunto a professionisti esterni assicura: il rispetto delle scadenze, l’abbattimento del margine di errore e il guadagno di tempo lavorativo. Esternalizzare evita non solo sovraccarichi di lavoro, ma l’assunzione di nuovo organico che non si potrebbe mantenere in Studio una volta terminato il picco di attività.
L’elenco dei vantaggi diretti e derivati dell’outsourcing è molto lungo.
Perché allora molti commercialisti non ricorrono a questa soluzione?
Tra le maggiori preoccupazioni dei potenziali candidati all’outsourcing rientrano le difficoltà di gestione del rapporto coi propri clienti. Da un lato i commercialisti temono una perdita il controllo su questi, venendo in qualche modo scalzati dall’outsourcer, dall’altro lato sono spaventati dalla perdita di fiducia da parte dei propri assistiti.
La soluzione è più semplice di quanto si possa immaginare: concordare, prima dell’avvio del servizio di outsourcing,il rapporto outsourcer- cliente finale.
Un valido fornitore di servizi di outsourcing offrirà al commercialista la possibilità di scegliere quale rapporto da fornitore dovrà intrattenere con i clienti del proprio collega. Le possibilità sono tre e vengono descritte di seguito.
Opaco: rapporto col cliente finale latente
È la circostanza in cui il commercialista, che si avvale del servizio di outsourcing, intende mantenere massima riservatezza sull’attività di esternalizzazione.
I commercialisti temono una perdita di fiducia da parte dei clienti perché questi credono venga sottratta attenzione alla propria gestione contabile se affidata a terzi.
In realtà è vero il contrario: il commercialista, risparmiando ore di lavoro, avrà maggior disponibilità di tempo per ascoltare e confrontarsi con il propri assistiti.
Nel caso di un rapporto latente la scelta del commercialista non coinvolge il cliente finale. Egli non sarà al corrente del fatto che il proprio commercialista ricorra a collaboratori esterni per gestire la contabilità affidatagli.
Se il commercialista preferisce mantenere privato il ricorso all’esternalizzazione, l’outsourcer non avrà nessun contatto col cliente finale, non si verificherà alcuno scambio di email, telefonate o informazioni tra il fornitore esterno e l’assistito del commercialista committente.
Semitrasparente: rapporto col cliente finale velato
In alcuni casi il commercialista in outsourcing sceglie di lasciare comunicare l’outsourcer con i propri clienti. In questo modo la gestione della contabilità esternalizzata risulta più fluidità e non grava sul commercialista in alcun modo.
Anche in questo caso è possibile mantenere riservatezza sul servizio di esternalizzazione di cui si sta avvalendo il commercialista.
Il fornitore infatti, all’occorrenza, contatterà l’assistito a nome del commercialista che l’utente conosce, presentandosi col nome dello Studio che solitamente si occupa della sua contabilità.
In questo modo il commercialista non sarà costretto all’intermediazione tra cliente e outsourcer ogni qual volta fosse necessario domandare informazioni o documenti all’assistito. Quest’ultimo, a sua volta, sarà consapevole dell’esistenza di una terza persona, che si occupa della propria contabilità collaborando col commercialista designato.
In questo rapporto semitrasparente non si genera alcuna confusione nel cliente e il fornitore può occuparsi in autonomia di tutto quello lo riguarda. Questo flusso di lavoro si traduce in tempo risparmiato per il commercialista.
Trasparente: rapporto col cliente finale esplicito
In circostanze di fiducia consolidata, i commercialisti dichiarano apertamente ai propri clienti di assegnare parte della contabilità da loro gestita a professionisti esterni.
Ciò significa che l’outsourcer, se necessario, contatterà il cliente del collega che sta affiancando presentandosi col proprio nome.
In questi casi la trasparenza è percepita dai clienti non solo come una forma di garanzia e professionalità, ma anche come una premura rispettosa verso la fiducia riposta nello Studio. Rendendo informato il cliente del professionista scelto per l’outsourcing lo si coinvolge nella scelta stessa, dando lui la possibilità di esprimere, eventualmente, il proprio dissenso.
Conclusioni
Che si prediliga il completo riserbo, la totale trasparenza o un via intermedia tra le due, ricorrere all’outsourcing è sempre possibile, accantonando ogni paura di perdita di stima o di fiducia da parte dei propri clienti.
Come descritto, le possibilità per fruire dell’esternalizzazione della contabilità sono molteplici e offrono una soluzione per ogni esigenza di cautela dei commercialisti.
Se hai incertezze o domande sull’esternalizzazione sono a disposizione senza vincoli d’impegno