Per organizzare lo studio professionale si parte da alcune domande preliminari: come quantificare le ore lavorate? Come affrontare una saturazione interna?
Molti dottori commercialisti si pongono queste domande senza trovare soluzioni soddisfacenti.
Alcuni semplici accorgimenti permettono di pianificare il lavoro ottimizzando le performance di studio, migliorando flussi di lavoro e distribuendo equamente mansioni e responsabilità.
Misurare le attività: timesheet condivisi
Misurare i tempi di lavoro all’interno di uno studio è di primaria importanza per organizzare al meglio le attività dei commercialisti. Conoscere con precisione le ore dedicate a un progetto permette di calcolare con precisione il compenso dovuto dal cliente, così come consente una valutazione oggettiva dei carichi di lavoro e della loro ripartizione tra il personale.
Spesso si considera forfettariamente il monte ore dedicato a un cliente. Tuttavia non tenere traccia delle ore spese davvero sui singoli adempimenti produce solo svantaggi. Una rendicontazione aggiornata rivela se le ore stimate trovano corrispondenza o meno con quelle svolte effettivamente e dunque con l’onorario richiesto dal professionista al cliente.
Ricorrere a un timesheet condiviso è una metodologia semplice e immediata per la rilevazione dei tempi lavorati e la loro suddivisione tra i progetti dello studio. Si tratta di un’attività inerente al controllo di gestione.
Cos’è un timesheet per organizzare lo studio professionale
ll termine timesheet si traduce facilmente: foglio (sheet) del tempo (time). Si tratta di un registro aggiornato da ciascun componente dello studio, in cui descrive le attività svolte e le ore dedicate alle stesse.
Questo registro in passato era cartaceo, oggi ci si affida soprattutto a fogli di lavoro digitali, spesso in cloud solution.
La decisione su quale software utilizzare nella maggior parte dei casi è demandata al collaboratore più hi-tech oppure è il professionista stesso a prenderla. Spesso per mancanza di tempo o di conoscenza della materia, si utilizza lo strumento suggerito dal collega, senza valutare le necessità specifiche del proprio studio.
Un timesheet può essere un software oppure un semplice foglio di calcolo compilato manualmente. All’interno del documento vengono inseriti i dati utili alle misurazioni di tempi e personale coinvolto nelle attività di progetto.
Ad esempio si annota: data di avvio dell’attività, data di completamento dell’attività, collaboratore che l’ha eseguita, cliente destinatario della prestazione, stato di avanzamento della pratica, eventuale partecipazione di altri professionisti sul medesimo incarico, tempo dedicato agli spostamenti dei collaboratori che curano l’incarico, etc.
Lo scopo di questo strumento è il monitoraggio quotidiano o settimanale dei tempi e dei costi dedicati a ogni singola attività espletata per un singolo cliente.
In tal modo è possibile controllare lo stato di avanzamento e il rispetto dei tempi previsti, valutare la ricaduta economica del servizio offerto al cliente, analizzare le singole aree strategiche con dati specifici.
Performance effettive: time tracking
Il timesheet è lo strumento più economico e rapido per rilevare tempi ed energie che ciascun membro dello studio dedica a clienti e progetti.
Esistono anche software più dettagliati, che consentono di stimare i tempi di lavoro effettivo dedicato a ogni cliente con estrema precisione. Queste applicazioni sono disponibili sia in alcune versioni commerciali gratuite, sia integrate nei gestionali in uso negli studi professionali, benché spesso siano ignorate.
Questi software consentono soprattutto le funzioni di time tracking, sono infatti in grado di conteggiare il tempo impiegato per ciascuna task svolta, oltre a offrire reportistica per ogni commessa/cliente, processi automatizzati e pianificazione delle attività per ogni membro del team. La funzione di time tracking, in particolare, permette di monitorare le ore lavorate e stabilire il costo/tariffa da applicare al cliente su base oraria, giornaliera, settimanale etc.
In questo modo è possibile valutare sia l’andamento del progetto nel suo complesso, sia le performance di ciascun collaboratore. In tal modo si possono riscontrare eventuali sovraccarichi di lavoro, analizzare la qualità del servizio e valutare se le performance medie sono raggiunte.
Per “performance medie” non si intende uno standard che il singolo addetto/professionista deve raggiungere per soddisfare un’aleatoria produttività oraria. Per performance medie si intende, invece, quanto dovrebbe rendere un’ora rispetto a un mercato di riferimento. In pratica quanto un’ora dello studio deve rendere per essere competitiva rispetto agli studi concorrenti.
Ripercussioni della saturazione interna
Molto spesso quando si avviano seri processi di analisi dell’organizzazione di studio si riscontra uno squilibrio tra le ore realmente lavorate e quelle preventivate al cliente. Questa sottostima del tempo necessario per il singolo progetto produce due conseguenze dirette.
La prima è la perdita economica, tradotta in svalutazione del proprio lavoro, poiché viene pattuito col cliente meno di quanto spetterebbe se le ore di lavoro necessarie fossero state ben ponderate.
La seconda riguarda la qualità del servizio offerto dallo studio che, dovendo lavorare più di quanto preventivato, commette errori, ha una scarsa resa effettiva delle ore lavorate e accumula ritardi, soprattutto a ridosso delle scadenze fiscali.
Se l’errore nella stima del tempo necessario a un cliente si ripete su altri progetti lo studio va in contro a una saturazione interna irreversibile.
Come affrontare una saturazione in atto? Come prevenirla?
Saturazione interna e outsourcing
Per risolvere un problema di saturazione, così come per scongiurarlo, è necessario anzitutto rintracciarlo, cioè occorre individuare quando è stato raggiunto il limite massimo della capacità di assorbire lavoro da parte dello studio. Non è infatti detto che lo studio sia in affanno per un sovraccarico di lavoro. Potrebbe trattarsi di una mal gestione dei flussi di lavoro, che andranno quindi riorganizzati.
Se si riscontra effettivamente un problema di saturazione interna si può valutare l’affido a un fornitore esterno di alcune mansioni. Solitamente si delega a terzi l’espletamento di attività ripetitive, a basso valore aggiunto, che occupano il professionista e i collaboratori impedendo loro di dedicarsi ad attività a maggior rendimento.
Esternalizzare questo tipo di attività permette di non rinunciare a incarichi già accettati, con la sicurezza di rispettare scadenze e qualità del servizio. A tal proposito la selezione del partner esterno deve seguire un vaglio meticoloso.
Conclusioni
Un valido sistema di rendicontazione delle performance lavorative e di analisi dei flussi di lavoro rende i professionisti consapevoli dell’organizzazione del proprio lavoro e di quello del proprio team.
I servizi di outsourcing assicurano agli studi affaticati dalla saturazione interna il raggiungimento degli obiettivi, in armonia con qualità dei propri servizi, tempistiche pattuite e valore del proprio tempo.