HR e Outsourcing possono essere alleati a vantaggio degli Studi professionali? La risposta è: decisamente sì, soprattutto in caso di carenza improvvisa del personale. Gestire uno Studio di Commercialisti, va premesso, è un compito impegnativo, specialmente considerando che la maggior parte di questi Studi in Italia ha un numero ridotto di dipendenti e che quindi non ha un vero e proprio reparto HR. Anzi: spesso il capo dell’HR è, negli Studi più piccoli, il titolare (o i titolari) stesso.
Secondo un’indagine statistica condotta dalla FNC nel 2018, il 71% degli Studi di commercialisti ha meno di 5 dipendenti, ma questo non significa che la gestione del personale sia un aspetto semplice o di poco conto. Anzi.
HR, le sfide più complesse (che l’Outsourcing può risolvere)
Ci sono diverse sfide che possono mettere a rischio la produttività e la serenità di uno Studio professionale. Vediamo le più frequenti:
- Maternità – La maternità è un diritto sacrosanto, che però per uno Studio di Commercialisti può rappresentare un intoppo significativo. Quando una dipendente usufruisce del congedo di maternità, infatti, lo Studio potrebbe infatti trovarsi in difficoltà a trovare un sostituto adeguato e a gestire l’aumento di lavoro che può derivarne. La mancanza di personale può causare sovraccarico di lavoro per gli altri dipendenti e un rallentamento delle attività, mettendo a rischio la produttività complessiva delloSstudio.
- Malattia – Salvo alcune eccezioni, la malattia dei dipendenti è solitamente di breve durata. La malattia dei dipendenti, quindi, può mettere in difficoltà lo Studio di Commercialisti in due casi: se interessa due o più dipendenti insieme o se avviene nel pieno picco lavorativo in prossimità di una scadenza.
- Dimissioni inaspettate – Nonostante esista il periodo di preavviso, le dimissioni di un dipendente possono sempre essere problematiche, soprattutto negli Studi molto piccoli e con pochi collaboratori.
- Esigenza di straordinari – Un’altra sfida che può mettere in difficoltà uno Studio di commercialisti è l’esigenza di dover richiedere ai dipendenti di affrontare straordinari. Ci possono essere situazioni in cui è necessario dedicare più ore di lavoro del normale per far fronte a scadenze fiscali, richieste urgenti dei clienti o periodi di grande affluenza di lavoro. Questi straordinari possono creare un disequilibrio nella gestione del carico di lavoro e influire sulla qualità delle prestazioni fornite dallo Studio. Inoltre, i dipendenti potrebbero sentirsi frustrati o esausti a causa di un eccesso di lavoro, compromettendo il clima lavorativo. Senza contare che, come talvolta accade, i dipendenti potrebbero rifiutarsi di fare gli straordinari.
- Corsi di formazione – La necessità di sottoporre i dipendenti a corsi di formazione lunghi e intensivi rappresenta un’altra sfida per gli Studi di Commercialisti. Pensiamo agli aggiornamenti sulle nuove normative, ad esempio, ma anche a corsi obbligatori come quello sulla Sicurezza. Durante questi periodi di formazione, lo Studio potrebbe essere sottoposto a uno stress aggiuntivo per gestire il carico di lavoro rimasto e garantire la continuità delle attività. La mancanza di personale durante i corsi di formazione potrebbe comportare ritardi nelle consegne e un rallentamento delle operazioni quotidiane.
Specialmente negli Studi più piccoli, è impensabile assumere più personale senza una reale necessità e solo per il timore di incappare in una di queste problematiche. Quindi, qual è la risposta più lungimirante per dare ampio respiro agli HR?
HR e Outsourcing, ecco come
Una soluzione per aiutare gli Studi di Commercialisti ad agire d’anticipo per evitare questi intoppi esiste: l’Outsourcing. Ricorrere all’outsourcing consente di delegare determinate attività o progetti a fornitori esterni specializzati, alleviando il carico di lavoro interno dello Studio. Ad esempio, durante il periodo di congedo di maternità di una dipendente è possibile affidare temporaneamente alcune delle sue mansioni a un team di Outsourcing qualificato, garantendo la continuità delle attività senza dover affrontare l’onere di trovare un sostituto interno.
Inoltre, anche se affidare temporaneamente parti del lavoro a un fornitore esterno può aiutare a gestire il picco di lavoro senza sovraccaricare il personale interno, l’Outsourcing può essere anche una soluzione più lungimirante e ad ampio respiro. Ad esempio, utilizzando questo servizio regolarmente, è possibile gestire periodi di alta richiesta o scadenze fiscali cruciali senza aspettare che si verifichi l’emergenza: ne guadagna, in questo caso, la produttività dell’intero ufficio e a lungo termine.
Infine, l’Outsourcing può essere una strategia efficace per gestire i corsi di formazione. Affidare alcune attività a un team di Outsourcing permette ai dipendenti di partecipare ai corsi senza preoccuparsi eccessivamente del carico di lavoro rimasto, magari aggiornando o approfondendo alcune competenze specifiche. In questo modo, lo Studio può garantire che il personale sia sempre formato, senza compromettere le attività quotidiane e il rapporto con i clienti.
Insomma: gli imprevisti che possono mettere in difficoltà l’HR di uno Studio di Commercialisti sono numerosi (e soprattutto, lo dice la parola stessa, non si possono prevedere) ma grazie all’Outsourcing è possibile superarli ed evitare gli effetti negativi. Affidare temporaneamente o costantemente alcune attività a fornitori esterni qualificati fa sì che lo Studio non debba affrontare situazioni difficili che mettono a dura prova i dipendenti rimasti e che creano malumori e tensioni.Se pensi che l’Outsourcing possa essere una risorsa per il tuo HR, perché non mi contatti?