Al pari delle aziende, anche la gestione dello studio di un commercialista necessita di rigore e metodo per ottenere risultati incrementali. Per ottimizzare il business serve anzitutto conoscere approfonditamente le attività interne, dal tempo che assorbono al profitto che generano, per essere poi in grado di adottare una prassi adeguata per conservare le prestazioni migliori. Quale sistema seguire per mantenere un flusso di lavoro efficiente? In questo articolo si descrive il Toyota Production System, metodo giapponese nato nell’industria dell’automotive, il cosiddetto Metodo 5S, anticipatore della lean production.
Cos’è il metodo 5 S
Si tratta di un sistema nato nella cultura giapponese, che concilia ordine, riduzione dello spreco e gestione della qualità all’interno delle aziende.
Sviluppato all’interno della Toyota Motor Corporation per snellire le linee produttive, questo sistema è in realtà una metodologia applicabile a ogni business che includa processi ripetitivi: l’utilità per lo studio del commercialista è d’immediata evidenza.
Il metodo definisce una procedura sistematica fondata su cinque passaggi chiave. Questi permettono di mantenere in ordine le postazioni di lavoro, consentendo sia d‘incrementare le performance operative sia di standardizzare il miglioramento conseguito.
Il nome del metodo trae origine dalle parole giapponesi che ne costituiscono i 5 capisaldi, tutte iniziano per “S” (nella traduzione italiana si cerca di mantenere le iniziali con adattamenti creativi):
• Seiri o “Separare”;
• Seiton o “Sistemare”;
• Seiso o “Splendere”;
• Seiketsu o “Standardizzare”;
• Shitsuke o “Sostenere”.
Le prime tre fasi riguardano l’ordine e la pulizia degli ambienti di lavoro, le ultime due i sistemi per far perdurare i traguardi raggiunti.
Seiri o “Separare”
Il basamento che sorregge il sistema 5 S è concentrato sulla separazione tra ciò che serve e ciò che no, in altre parole sulla rimozione del superfluo. Si eliminano dalla postazione di lavoro tutti gli oggetti che non sono necessari per l’operazione che si dovrà svolgere.
Questa prassi è alquanto innaturale, le persone solitamente accumulano oggetti ritenendoli potenzialmente utili per occasioni future. Questo vale anche per i commercialisti e il personale di studio, che spesso amano tenere aperte finestre di navigazione sui propri computer, file e cartelle sui propri desktop e pile di pratiche e documenti che ingombrano le loro scrivanie.
Questo comportamento scaturisce dal timore di trovarsi presi alla sprovvista nel momento di esigenze future, al momento ignote. Tuttavia questa modalità aumenta il disordine e lo spreco di tempo.
Una strategia efficace è il “metodo del cartellino rosso”, che prevede l’applicazione concreta di un cartellino colorato sugli oggetti da valutare per utilità.
Annotando, anche solo mentalmente, la frequenza con cui l’oggetto viene utilizzato sarà più facile procedere per l’eliminazione, il mantenimento o il riposizionamento dell’oggetto.
Questa tecnica può essere applicata anche per procedure, software installati sui pc e file creati online. Monitorarne l’uso effettivo consente di scartare o mantenere gli oggetti digitali presenti negli spazi di lavoro sia personali sia condivisi.
Seiton o “Sistemare”
Una volta stabilito cosa serve e lasciato solo ciò che è utile, si procede con l’organizzazione spaziale di quanto è rimasto nella postazione di lavoro: «ogni cosa al suo posto e ogni posto alla sua cosa».
Si organizzano gli oggetti secondo una filosofia di semplificazione d’uso; le etichette devono permettere di trovarli rapidamente e di rimetterli al posto giusto con altrettanta facilità. Questo vale anche per l’organizzazione dell’archivio e dei file documentali presenti in gestionali e cartelle in cloud. Per poter mettere in pratica quest’organizzazione sistematica è indispensabile aver già chiaro il lavoro che si deve svolgere, in tutti i suoi passaggi. Solo in questo modo sarà evidente in quale ordine si utilizzeranno gli oggetti e come sarà più funzionale disporli.
Se l’organizzazione è stata eseguita a dovere anche un collega riuscirà a utilizzare la postazione di lavoro preparata da un altro.
Seiso o “Splendere”
Nonostante la traduzione forzosa, con “splendere” ci si riferisce al tener pulito l’ambiente di lavoro. Se in un’industria come Toyota l’indicazione riguardava soprattutto macchinari, pavimenti e postazioni del reparto.
In uno studio si può intendere questa procedura come la pulizia degli spazi, quanto alla pulizia delle dinamiche di lavoro. Un clima inadatto, come un ufficio troppo rumoroso, non deve interferire con il lavoro, poiché comporta distrazioni inutili.
La “pulizia”, tanto fisica quanto mentale, garantisce la qualità del lavoro che si sta svolgendo, portando con sé risparmio di tempo ed energie.
Seiketsu o “Standardizzare”
In questa fase il lavoro cambia obiettivo: non si tratta più di pratica effettiva come nelle tre precedenti, bensì di un metodo per conservare nel tempo le migliorie raggiunte in precedenza. Per farlo è necessario che queste diventino uno standard.
Il sistema deve garantire il mantenimento dei livelli di efficienza raggiunti, senza retrocedere in nessuna delle tre fasi precedenti. Anche l’alterazione di una sola comprometterebbe i vantaggi conquistati.
Ci sono tre step per regolarizzare le fasi completate:
- Identificare un responsabile di specifiche attività necessarie al mantenimento delle condizioni delle prime 3S;
- integrare nelle attività quotidiane le pratiche delle prime 3S per mantenerle;
- verificare la qualità con cui vengono conservate le prime 3S.
Shitsuke o “Sostenere”
L’ultima fase di questo metodo è la circolarità del sistema. Sostenere si riferisce al mantenimento delle varie S, che dovrebbero diventare una consuetudine applicata con costanza.
Sarebbe infatti controproducente investire in sforzi per il riordino e la pulizia per poi non vengono mantenute nel tempo, vanificando tutte le fasi realizzate in precedenza.
La caratteristica di questa ultima fase, quella del mantenimento, è il suo aspetto “umano”. Non è una semplice esecuzione meccanica, ma deriva dall’appropriazione che le persone ne fanno con la mente prima e col comportamento poi. Nella pratica sarà visibile il risultato di quest’ultimo processo. Per questo motivo sarà importante creare i presupposti perché vengano seguite le S, come:
- Consapevolezza della centralità delle 5S;
- Tempo prefissato dedicato all’implementazione delle 5S;
- Supporto tramite leadership e risorse;
- Premi e incentivi.
Gestione dello studio commercialista e metodo 5S
Se si punta a massimizzare le risorse, come prevede una sana organizzazione del business, bisognerà lavorare attivamente per non ingolfare i flussi di lavoro. Si dovranno cioè snellire le mansioni del personale, deviando le competenze di questo da attività che generano scarse marginalità. In un’ottica di management, rivolta alla semplificazione del lavoro e all’abbattimento degli sprechi, queste mansioni vengono esternalizzate. L’outsourcing risponde all’esigenza di portare a termine attività che non creano valore percepito dal cliente, ma che sono indispensabili. Affidare a un partner esterno le attività ripetitive e a basso valore aggiunto permette di dedicare le proprie energie ad attività di qualità. Questo è esattamente ciò che fece Toyota Motor Corporation: non potendo puntare sulla produzione di massa delle rivali americane, costruì il proprio processo di lavoro, il Toyota Production System, basato su riduzione degli sprechi e ottimizzazione del flusso.
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