Con l’arrivo dell’obbligo di fatturazione elettronica per la maggior parte delle partite IVA in regime forfettario l’incubo dell’errore si avvicina. Se la fattura cartacea ha il grande pregio di poter essere stracciata e riscritta, quella elettronica purtroppo lascia traccia di sé. Niente panico: c’è rimedio anche per la fattura elettronica sbagliata. Ecco come fare.
Indice
- Casi di fattura elettronica sbagliata
- La fattura elettronica è sbagliata, ma non ancora inviata
- Il Sistema di Interscambio ha scartato la fattura errata
- Il destinatario ha ricevuto la fattura errata
- Casi in cui non serve emettere una nota di variazione
- La Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura
- Conclusione
Casi di fattura elettronica sbagliata
Per risolvere l’impasse di una fattura errata la soluzione varia in base alla fase del procedimento in cui ci si accorge dell’errore. I casi possono essere:
- la fattura è errata ma non è ancora stata inviata;
- Il Sistema Di Interscambio (SDI) ha scartatola fattura errata;
- la fattura errata è stata inviata e ricevuta dal destinatario;
- la Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura.
L’articolo procederà analizzando le quattro casistiche, indicando se procedere con la correzione o l’annullamento della fattura, a seconda della situazione.
La fattura elettronica è sbagliata, ma non ancora inviata
Questa caso è piuttosto semplice: è possibile correggere subito la fattura e inviarla al Sistema di Interscambio senza modificare il numero della fattura.
Il Sistema di Interscambio ha scartato la fattura errata
Può succedere che la fattura elettronica venga inviata al Sistema di Interscambio e dopo qualche giorno, al massimo 5 giorni, la fattura venga segnata come “scartata”.
Questo significa che il SDI ha analizzato la fattura e ha riscontrato un errore al suo interno. Tale errore potrebbe riguardare il contenuto, la dimensione o il formato del file, così come l’autenticità della firma apposta.
La prassi prevede che vengano inviati al contribuente sia un messaggio di errore, sia una “ricevuta di scarto”, o “notifica di scarto”, indicante il codice dell’errore e una breve descrizione della causa che ha prodotto il rifiuto da parte del Sistema.
In questo caso il proprietario di partita IVA avrà 5 giorni di tempo dalla data della notifica per correggere la fattura e inviarla nuovamente al SDI con numero e data uguali.
Esiste una seconda soluzione. Seguendo le modalità indicate dall’Agenzia delle Entrate è infatti possibile emettere la fattura con nuovo numero e nuova data.Se il titolare di partita IVA si accorge dell’errore in fattura prima dello scarto il consiglio è quello di attendere comunque i controlli dello SDI. Se il sistema scarta la fattura il procedimento è quello sopra indicato, altrimenti se la fattura supera il controllo SDI il destinatario riceverà la fattura.
Il destinatario ha ricevuto la fattura errata
In assenza di errori formali il Sistema di Interscambio accetta la fattura consegnandola al destinatario. A questo punto, anche se il mittente o il destinatario si accorgono dell’errore, non è più possibile modificare la fattura. La fattura inviata e non scartata viene considerata come emessa.
Si procede emettendo un nota di variazione (nota di credito o nota di debito), cioè un documento che rettifica la fattura emessa o già registrata. Il procedimento più rapido è l’emissione di una nota di credito riferita al totale della fattura errata, per emetter successivamente una nuova fattura corretta.
Il suggerimento è quello di contattare sempre il proprio commercialista e analizzare la propria necessità specifica, evitando ulteriori possibili errori.
Casi in cui non serve emettere una nota di variazione
Non è necessario emettere una nota di variazione se:
- A essere errato è l’indirizzo PEC oppure il codice destinatario.
Basta procedere avvisando il cliente che la fattura è disponibile all’interno dell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate. - L’IBAN inserito in fattura non è quello su cui si vuole ricevere il pagamento.
In questo caso sarà sufficiente fornire al cliente l’IBAN corretto su cui saldare. - Lo sbaglio si trova in un campo facoltativo della fattura elettronica.
Anche in questo caso la soluzione più semplice è contattare il cliente e comunicargli i dati corretti. In questa situazione è sempre bene conservare la documentazione inviata e ricevuta rispetto alla fattura elettronica.
La Pubblica Amministrazione ha rifiutato la fattura
Diversamente da aziende, professionisti e privati la Pubblica Amministrazione può rifiutare una fattura elettronica già approvata da SDI. Le modalità sono due:
- L’invio di una “notifica di esito negativa”.
La comunicazione viene trasmessa sul software di fatturazione utilizzato, similmente alle notifiche di scarto. In questo caso il titolare della partita IVA dovrà correggere la fattura e inviarla di nuovo a SDI con la stessa data e stesso numero. - Il rifiuto dell’accettazione o la decorrenza dei termini.
La Pubblica Amministrazione può “ravvedersi” e rifiutare la fattura anche avendola già accettata. Può inoltre rifiutare la fattura anche dopo 15 giorni dalla ricezione della fattura, senza dare segnalazione al mittente.
Di norma, in questi casi la Pubblica Amministrazione contatta il prestatore d’opera tramite PEC, o via telefono, o email. A questo richiede l’emissione di una nota di credito a storno totale della fattura errata e successivamente l’emissione di una nuova fattura elettronica. La PA fornisce tutte le indicazioni da seguire.
Conclusione
Sbagliare una fattura non è grave, l’importante è accorgersi dell’errore e rimediare tempestivamente. Questo protegge da eventuali sanzioni in caso di controlli di verifica da parte dell’autorità.
Affidarsi al proprio esperto contabile nei casi di errore della fattura è la scelta più saggia che si possa compiere. Per ogni dubbio sulla correzione delle fatture errate sono disponibile qui.