Outsourcing: 12 scenari in cui conviene esternalizzare la contabilità

Basse marginalità, costi fissi alti, sovraccarichi di lavoro: molti gli scenari per esternalizzare la contabilità, per ognuno analizziamo come l’outsourcing sia vantaggioso

Indice

  • Quando esternalizzare la contabilità?
  • Situazioni in cui ricorrere all’outsourcing
  • Come capire se devi esternalizzare la contabilità

Quando esternalizzare la contabilità?

Parlando di outsourcing contabile si intende l’affidamento di proprie attività a professionisti esterni accuratamente scelti. Quando un commercialista esternalizza, tutta o in parte, la sua gestione contabile, sta prendendo una decisione strategica per il suo core business.
Esternalizzare la contabilità, infatti, significa ottimizzare un processo, non semplicemente delegare qualcosa di poco efficiente ad altri.
Se i vantaggi in termini di riduzione dei costi e aumento della qualità possono essere trasversali tra i vari professionisti che ricorrono all’outsourcing, le motivazioni di partenza possono essere variegate e andrebbero valutate caso per caso. Il servizio infatti è, solitamente, cucito su misura di chi ne fa richiesta, secondo esigenze specifiche.

Tuttavia, le situazioni di partenza per cui l’esternalizzazione può essere una scelta vincente possono ascriversi ad una dozzina di scenari comuni ai colleghi commercialisti.
Vediamole in dettaglio.

Situazioni in cui ricorrere all’outsourcing

  1. La mole di lavoro dello Studio sta crescendo.
    L’outsourcing permette di aumentare i clienti senza incorrere in problematiche pratiche, come la necessità di nuovi spazi per il personale entrante.
  2. Le prestazioni dello Studio non reggono il confronto con quelle dei concorrenti.
    L’outsourcing garantisce un alto livello qualitativo, permette di accettare più impieghi e reggere i ritmi dei competitor, liberando tempo alle risorse di studio. Più tempo significa migliori risultati, nuovi servizi da offrire ai clienti e possibilità di lavorare su attività ad alto valore aggiunto (cruscotto di controllo, continuità aziendale…)
  3. Il personale deve svolgere straordinari, è sovraccarico e demotivato nonostante i tentativi di organizzazione dei processi di lavoro.
    Un esperto di esternalizzazione, prima di avviare il servizio di outsourcing, svolgerà un’analisi delle procedure interne allo studio, individuando ostacoli, errori e attività da esternalizzare.
  4. Ci sono problemi nella gestione dei processi operativi. Di conseguenza, si verifica un calo della qualità del lavoro svolto e maggiori rischi d’errore nelle pratiche. La clientela può essere insoddisfatta e lamentarsi.
    Se tu o il tuo staff, grazie all’outsourcing, avete più tempo, ne trae vantaggio di conseguenza l’esperienza del cliente, che si traduce in: fidelizzazione della clientela e ingresso di nuovi clienti.
    Questi ultimi, ben seguiti, decideranno a loro volta di affidare al tuo studio non solo pratiche ad alto valore aggiunto, ma anche la loro contabilità.
    L’outsourcing è, dunque, una leva che genera un circolo virtuoso.
  5. Sei partner o proprietario dello studio, lavori molto, ma questo non porta beneficio, a causa delle basse marginalità. Lavorare sodo a volte non garantisce rendimento.
    Esternalizzare le basse marginalità significa potersi dedicare esclusivamente ad attività ad alto valore aggiunto, pur continuando a incassare gli utili delle basse marginalità.
  6. Sei titolare dello studio e non riesci a concentrarti sulla crescita dello stesso, non hai tempo per programmare con strategia. Lavori in automatico spinto da scadenze, urgenze, adempimenti.
    Con l’outsourcing puoi liberare tempo e dedicarlo al tuo business, cercare nuovi clienti o studiare nuovi settori e servizi.
  7. Servirebbe personale qualificato e subito operativo, invece lo studio deve perdere tempo per selezionare i candidati e successivamente formarli.
    Attraverso l’esternalizzazione non serve assumere nuove risorse, si può utilizzare quando si hanno delle criticità, per far fronte a carenza di organico.
  8. Le scadenze non vengono rispettate, sintomo di sottodimensionamento. Non sempre, tuttavia, è conveniente o possibile assumere dipendenti.
    Temporeggiare per decidere se ampliare l’organico è possibile, esternalizzando parte del lavoro meno redditizio.
  9. Il turnover aumenta e non si riesce a trovare personale adatto. Trovare praticanti è difficile, significa investire tempo per risorse che potrebbero non restare.
    Esternalizzando la contabilità si elimina la necessità stessa di introdurre nuovi dipendenti, oltre ad alleggerire l’organico esistente da attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo.
  10. Sei titolare o partner, lavori molto, ma ottieni meno risultati e meno guadagni dei dipendenti di studio. C’è un chiaro problema di flusso di cassa.
    I margini di utili garantiti dall’esternalizzazione semplificano la gestione del cash flow.
  11. Vorresti crescere in competenze e dimensioni ma non c’è capitale. Il risparmio di costi e tempo derivante dall’outsourcing può essere un viatico per avere maggior liquidità, investire e rendere lo Studio scalabile.
  12. Le stime su costi-ricavi per i clienti che segui non sono sempre affidabili.
    Puoi conoscere preventivamente costi e guadagni dell’outsourcing, avendo garanzia sulla redditività effettiva dei tuoi servizi.

Come capire se devi esternalizzare la contabilità

Mentre alcuni degli scenari elencati sono situazioni di necessità evidente, altre circostanze non rendono manifesta l’esigenza di esternalizzare.
Per questo motivo, un’analisi dell’efficienza organizzativa dello studio può servire per individuare le carenze e decidere consapevolmente se ricorrere all’outsourcing. Scopri cos’è l’efficientamento organizzativo in questo articolo.
Se desideri maggiori informazioni contatta Studio Loffredo.