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I costi operativi dell’outsourcing contabile: una breve guida

I costi operativi dell’outsourcing contabile: una breve guida

I costi operativi dell’outsourcing contabile: una breve guida (e un consiglio per contenerli)

Conoscere a fondo i costi operativi dell’outsourcing (e le eventuali strategie per contenerli) è essenziale per chiunque stia pensando di ricorrere a questa strategia per il proprio Studio. In questo articolo ho cercato di fornirvi una panoramica chiara e dettagliata di ciò che dovete aspettarvi in termini di spese quando si parla di esternalizzazione dei servizi contabili: un aiuto per prendere decisioni informate e realmente strategiche. Buona lettura!

Costi operativi dell’outsourcing: cosa devi sapere?

L’outsourcing contabile, una pratica sempre più diffusa tra gli Studi contabili, offre l’opportunità di accedere a competenze specializzate e di realizzare significativi risparmi sui costi interni. Questa strategia si rivela particolarmente vantaggiosa per gli Studi di piccole e medie dimensioni, che potrebbero non avere le risorse per sopperire alle esigenze mutabili o il volume di lavoro necessario per giustificare un reparto contabile interno completo; ma può rivelarsi vantaggiosa anche per gli Studi di dimensioni maggiori, che possono così concentrarsi su strategie di crescita e sviluppo, delegando attività contabili standardizzate e ottimizzando l’allocazione delle risorse interne. Proprio perché l’outsourcing contabile apre la porta a una maggiore efficienza e potenzialmente a una qualità del lavoro superiore, è fondamentale per i decision maker avere una comprensione completa dei costi operativi coinvolti

Il pagamento delle tariffe del fornitore è certamente il principale fra i costi operativi dell’outsourcing, che tuttavia includono una serie di considerazioni che, se ben ponderate, possono influenzare positivamente il bilancio complessivo e l’efficacia dell’outsourcing. Ad esempio, la scelta del fornitore giusto è cruciale: un collega che comprende profondamente il vostro settore e le sue necessità specifiche può offrire un valore inestimabile, ma le sue tariffe possono essere più elevate. Inoltre, la transizione verso un modello di outsourcing richiede un’attenta gestione e una pianificazione puntuale.

Costi operativi dell’outsourcing: il fornitore esterno

costi diretti del fornitore esterno sono la componente più significativa dei costi operativi dell’outsourcing contabile. La scelta dell’outsourcer, anzitutto, è cruciale: il costo di un servizio di outsourcing contabile può variare notevolmente a seconda dell’esperienza, della localizzazione e della gamma di servizi offerti dal fornitore. Inoltre, il modello di tariffazione adottato dal collega in outsourcing può influenzare significativamente i costi complessivi. Alcuni fornitori potrebbero adottare una tariffazione su base oraria, altri su progetto, altri ancora su righe movimentate. Quest’ultimo è il caso più diffuso e in genere preferibile: il costo del servizio è calcolato in base al numero di transazioni o voci contabili gestite e offre una struttura di costo trasparente e direttamente proporzionale al volume di lavoro svolto. 

Tuttavia, è importante non basare la scelta del fornitore in esterno esclusivamente sul prezzo, ma considerare anche la qualità del servizio e la capacità di adattarsi alle esigenze specifiche dello Studio. Infatti, i costi operativi dell’outsourcing possono essere influenzati dalla necessità di coordinamento e comunicazione tra lo Studio e il fornitore. La scelta di un partner che comprenda profondamente le esigenze del settore contabile e che possa offrire soluzioni su misura può portare a una collaborazione più fluida e a un migliore allineamento strategico, riducendo così i costi operativi a lungo termine.

Costi operativi dell’outsourcing: la transizione

Anche il processo di transizione verso l’outsourcing contabile può comportare alcuni costi operativi, ma è importante notare che questi sono spesso proporzionali alle dimensioni e alla complessità dello Studio. I costi iniziali possono includere la configurazione del servizio con il fornitore esternol’adattamento dei processi interni per allinearli con i nuovi flussi di lavoro e la formazione del personale per garantire una collaborazione efficace. Sebbene questi passaggi richiedano un investimento iniziale, sono generalmente gestibili e rappresentano un investimento strategico per il futuro. Inoltre, la transizione all’outsourcing può portare a una riduzione dei costi a lungo termine grazie all’efficienza migliorata e alla riduzione del carico di lavoro interno. La standardizzazione dei processi e l’adozione di tecnologie avanzate offerte dai fornitori di outsourcing possono semplificare notevolmente la gestione contabile, riducendo così i costi operativi complessivi. È anche importante considerare che, una volta completata la transizione, i costi di gestione e manutenzione tendono a essere significativamente inferiori rispetto a quelli di un reparto contabile interno.

Perché una buona comunicazione può ridurre i costi

Chiariti i principali costi operativi che l’outsourcing contabile può comportare, vengo in conclusione a un pratico consiglio per limitarli: una comunicazione efficace e chiara. Quest’ultima è cruciale per garantire la qualità del servizio, ma è anche la strategia migliore per ridurre i costi operativi dell’outsourcing. Una buona comunicazione aiuta a prevenire incomprensioni ed errori che possono portare a lavori ripetuti o correzioni, entrambi fattori che incrementano i costi. Quando le aspettative, i processi e i requisiti sono chiaramente definiti e condivisi tra lo Studio e il fornitore esterno, si riduce il rischio di disallineamenti che possono causare ritardi o necessità di interventi aggiuntivi.

Inoltre, una comunicazione regolare e aperta consente di monitorare continuamente i progressi e di identificare rapidamente le aree di miglioramento. Questo permette di apportare modifiche tempestive, evitando l’escalation di piccoli problemi che potrebbero diventare più costosi se non affrontati prontamente. La capacità di risolvere rapidamente le questioni riduce i tempi di inattività e aumenta l’efficienza complessiva del processo di outsourcing.

Infine, una comunicazione efficace favorisce una collaborazione più stretta e costruttiva, che può portare a soluzioni innovative per ottimizzare ulteriormente i processi e ridurre i costi. La condivisione di feedback e idee tra lo Studio e il fornitore può portare all’identificazione di opportunità di miglioramento e all’implementazione di strategie di riduzione dei costi che beneficiano entrambe le parti.

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