Sin dai tempi della catena di montaggio, l’automazione dei processi è stata un movimento di spinta verso l’ottimizzazione dei flussi di produzione e la riduzione dei costi. Il proposito era quello di mantenere il prodotto della medesima qualità, se non superiore, migliorando l’efficienza della produzione.
L’automazione non è quindi nuova per l’industria, tanto meno per l’industria informatica. Oggi l’automazione è la regina della modernizzazione ed è riferita soprattutto ai processi robotici, perciò è detta RPA, robotic process automation, appunto. Esiste anche la BPA, business process automation.
Ma che cos’è la BPA? E cosa distingue la RPA dalla BPA?
Scopriamolo in questo articolo.
Cos’è la BPA, Business Process Automation?
Parlando di BPA ci si riferisce all’automazione dei processi aziendali intesa come miglioramento dei flussi di lavoro per ottimizzare l’intera organizzazione aziendale. La BPA non si concentra su uno specifico reparto, ma sull’organizzazione nel suo complesso, attraverso l’implementazione di sistemi software che integrano tra loro le applicazioni preesistenti.
La BPA non perfeziona i singoli procedimenti, bensì opera sul processo end-to-end generale.
Una delle prime azioni in questa prospettiva è quindi un esame approfondito delle carenze aziendali, necessario per scomporre i problemi più ampi dell’impresa partendo dalle inefficienze interne. I problemi più ampi sono infatti collegati ai singoli errori o inadeguatezze dei sistemi sottostanti, che si tratti di back-office o di front-office, partendo dalla gestione di fatture e registri, passando per l’affiancamento in tempo reale ai clienti.
Attraverso la BPA, le diverse parti di un’organizzazione lavorano insieme in maniera efficiente, così funzioni di back-end, come la pianificazione delle risorse aziendali (gestita con software ERP), è armonizzata alla gestione delle relazioni con i clienti (coordinata con software CRM).
Questo produce vantaggi sia sul piano economico, riducendo i costi, sia sul piano produttivo, agevolando le attività dei dipendenti.
Può sembrare scontato, ma una struttura che convoglia tutti i dati in un unico sistema permette alle aziende di non duplicare dati. Duplicazione che si è costretti ad eseguire a causa dell’incomunicabilità fra i software. Applicativi che non dialogano obbligano infatti a consultare più volte sistemi diversi per ottenere le informazioni, allungando così i tempi e aumentando i possibili errori. La novità della robotizzazione consiste proprio nel mettere in dialogo sistemi datati ma ancora in uso, integrandoli con altri sistemi. Vale quindi la pena approfondire il concetto di automazione dei processi robotici.
Cos’è la RPA
La robotic process automation (RPA) prevede dei software robot (bot) che imitano i procedimenti umani. Il loro ruolo è di completamento alle attività umane attraverso la registrazione del flusso di lavoro del personale. Questi robot sono in grado di accedere a sistemi, navigare nelle loro pagine, inserire ed estrapolare dati, in maniera del tutto simile alle interazioni che le persone hanno con i sistemi informatici.
Mentre l’automazione classica prevedeva un codice istruttivo, i bot sono addestrati secondo passaggi illustrativi. Questo è quello che permette ai robot di adattarsi a circostanze dinamiche, anche fuori dal proprio codice.
Ad esempio, nell’elaborazione di dati in un foglio di calcolo, l’automazione tradizionale considererebbe un errore un campo vuoto e sarebbe necessario l’intervento di un umano.
I robot RPA gestirebbero il problema rilevando i dati mancanti nel campo vuoto. I bot sono in grado infatti di interagire con altri applicazioni, anche qualora fossero differenti per tecnologia utilizzata.
Le aziende di grandi dimensioni conoscono la RPA già da alcuni decenni, mentre aziende di piccole e medie dimensioni stanno rapidamente introducendo la RPA nei loro processi aziendali, per ottimizzare costi e performance, riducendo gli errori.
Tra queste anche aumenta anche la presenza di studi di dottori commercialisti, revisori e consulenti del lavoro, che scelgono di introdurre la RPA in studio.
In risposta a questo interesse in crescita i fornitori offrono prodotti diversi. Alcuni di loro incorporano apprendimento automatico e dati cognitivi, permettendo così ai bot di agire con dati strutturati e non strutturati, con un vero processo decisionale, mentre altri si concentrano sull’automazione di larga scala.
Alcuni settori, come quello bancario, quello finanziario e quello sanitario hanno introdotto la RPA per snellire i processi, ridurre i rischi d’errore ed essere più efficienti.
Questa applicazione è vantaggiosa anche per i commercialisti, che possono
I bot sono in grado di confrontare ed estrarre i dati da origini differenti, combinandoli e restituendo metadati. I duplicati e le imprecisioni vengono invece eliminate.
Il vantaggio indiscusso della RPA è la sua semplice implementazione nei sistemi informatici già presenti in azienda, senza modifiche o sostituzioni.
Differenza tra BPA e RPA
Sia la BPA che la RPA hanno come obiettivo l’ottimizzazione dei processi aziendali.
La BPA è stata introdotta ai suoi esordi nell’ambito tecnologico, può quindi inglobare al suo interno i sistemi della RPA. Le principali differenze tra BPA e RPA riguardano l’integrazione, i flussi di lavoro e i prezzi.
La BPA consiste in un approccio più globale, che analizza il processo end-to-end in generale. Il suo scopo è semplificare i processi di lavoro per renderli più veloci e accurati.
La RPA invece è specifica, poiché riguarda la sostituzione di alcune attività umane, soprattutto di quelle ripetitive e a basso valore aggiunto, attraverso software robot. Il suo punto di forza è la capacità d’integrarsi con gli applicativi già esistenti nella BPA, come software CRM e ERP, senza quindi interrompere i flussi aziendali già in essere. La RPA consente ad esempio di rispondere ai clienti attraverso chat automatica, oppure di revisionare email, compilare moduli specifici, scaricare documenti e inserirli in cartelle dedicate.
Invece la BPA è un’integrazione più invasiva, perché revisiona le strutture esistenti con il proprio software e implementa il suo stesso sistema. Questo è un sistema centrale a cui sono connesse tutte le unità aziendali e attraverso il quale vengono automatizzati i flussi di lavoro. Quindi l’intero dinamismo produttivo dipende dalla BPA.
I sistemi utilizzati da RPA e BPA per ottimizzare le funzioni aziendali sono diverse.
I bot RPA eseguono le proprie attività accedendo all’interfaccia utente e comportandosi come tale, riproducendo attività come copiare e incollare documenti, spostare file e inviare email. L’attività umana è integralmente sostituita dal bot, che ripete il flusso di lavoro appreso e registrata i dati per usi successivi. Alcuni dei bot più avanzati possiedono vere capacità decisionali, che si avvicinano alle prestazioni date da intelligenza artificiale.
Nella BPA il flusso operativo è più complesso, poiché viene utilizzato un unico modello di elaborazione per sviluppare i flussi di lavoro che interagiscono con sistemi diversificati. Tali sistemi si scambiano informazioni per automatizzare le attività. Questo comporta il supporto tecnologia informatica ulteriore di funzioni informatiche, di codice e sviluppo.
Quando si utilizzano bot RPA non servono procedure aggiuntive per espletare specifici compiti, i bot vengono addestrati ed agiscono da soli.
Cos’è la BPA e la RPA per commercialisti
Commercialisti e consulenti del lavoro possono trarre dalla BPA benefici organizzativi, riducendo tempi e ottimizzando flussi di lavoro, finanziari, meno inefficienze e maggior ritorno per ogni fase di attività, e qualitativi, offerta degli stessi servizi con minor errori e massimo rispetto delle scadenze. I vantaggi sono dunque sia di tipo pratico sia manageriale.
La RPA garantisce ai dottori commercialisti precisione, velocità e affidabilità rispetto alle attività informatiche. I bot RPA sono infatti in grado, per esempio, di accedere al cassetto fiscale dei clienti e scaricare fatture, ripetendo più volte l’operazione, a distanza di tempo, per accertarsi di non averne lasciata nessuna indietro.
Una delle caratteristiche più interessanti della RPA è la possibilità di far lavorare il software robot senza la supervisione umana, quindi anche la notte, i giorni festivi, e su pratiche che sarebbero ripetitive per la mente umana, il tutto senza cali qualitativi. Il risparmio di tempo e la maggior quantità di adempimenti eseguibili sono facilmente intuibili.
Va ricordato che questi strumenti si integrano con i gestionali presenti in studio, non prevedono quindi modifiche della struttura lavorativa già operante né apprendimento d’uso da parte di collaboratori e commercialisti.
Conclusione
In conclusione la Business Process Automation è un termine ombrello che racchiude l’ingegneria di processo e l’automazione dei processi aziendali su vasta scala, all’interno delle imprese.
Mentre la RPA è una tecnologia strategica per automatizzare specifici processi manuali e ripetitivi che il personale dovrebbe invece eseguire con grande dispendio di tempo.
Queste tecnologie sono sinergiche e concorrono alla modernizzazione delle imprese, sempre più indispensabile nel mercato attuale.
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