Sono tre i criteri per ottimizzare l’organizzazione dello studio dei dottori commercialisti: performance medie, tempo efficienziale e saturazione interna. Eccoli descritti in questo articolo, seguiti da una soluzione proposta per tradurre l’analisi tramite i criteri in organizzazione concreta.
Commercialista: organizzazione dello studio e performance medie
Quando parliamo di organizzazione di studio dobbiamo porci anzitutto una domanda:
Lo studio cosa vende?
Potremmo rispondere che vende consulenza, o servizi, oppure competenze. Lo studio vende anzitutto tempo, risorsa scarsa e finita su cui si basano i conti di qualsiasi realtà professionale. Concetti di ‘costo orario’, di ‘produttività oraria’, di ‘budget’ sono comuni a tutte le aziende e attività professionali. Bisogna stabilire quanto dovrebbe rendere un’ora rispetto ad un mercato di riferimento.
Ore rendicontate e ricavi ci danno l’idea delle performance medie.
Quanto dovrebbe assorbire una ditta con un determinato volume contabile? Un bilancio, una dichiarazione dei redditi quanto dovrebbe assorbire?
Il mercato quanto ci permette di chiedere ai clienti?
Dobbiamo pensare al prezzo reale, che non è il preventivo suddiviso in quattro cinque voci, ma una valutazione che tiene conto della resa effettiva del tempo dedicato al servizio per il cliente.
Il prezzo realmente applicato ci esplicita quanto ci sta pagando il cliente mediamente per ogni ora lavorata.
A questo punto possiamo chiederci: quante ore richiede ogni singolo cliente per ogni adempimento, tenuto conto delle evoluzioni che possono esserci?
Darsi obiettivi di breve e medio periodo è un sistema di pianificazione e controllo, che implica la determinazione, oltre del prezzo realmente applicato, della saturazione delle persone per i carichi di lavoro rispetto ai singoli clienti.
Si mettono in campo strategie correttive sul cliente, domandandosi cosa si possa scaricare su questo.
La saturazione oggettiva misura il tempo efficienziale e non i tempi rilevati.
Il tempo efficienziale nell’organizzazione dello studio del commercialista
Tempo medio efficienziale vuol dire il tempo di performance con cui in media lavorano gli studi.
Ecco alcune casistiche per alcuni processi:
– contabilità ordinaria ( es 67righe/h);
– contabilità semplificata (18 mov./h);
– elaborazione paghe e contributi (14min./CED).
Se prendiamo il volume contabile di un cliente e applichiamo il parametro della contabilità ordinaria otteniamo il numero di ore che quel cliente, mediamente all’anno, dovrebbe assorbire.
Le 67 righe/h si dicono un tempo in cui noi diamo assistenza al cliente, chiudiamo l’IVA, scarichiamo fatture, prima nota, chiudiamo il bilancio ecc.
Il parametro rappresenta quindi il processo complessivo e non solamente una piccola parte del lavoro contabile.
Quando parliamo di movimenti il dato considera l’introduzione della fattura elettronica, che ha portato benefici o svantaggi agli studi. Questi sono dovuti sia al tipo di cliente sia ai sistemi di rilevazione degli studi, che non sempre stabiliscono dei veri obiettivi.
Per esempio, le ore che si liberano grazie ai vantaggi della fatturazione elettronica, anziché essere assorbite da nuove attività, vengono reinvestite sullo stesso cliente.
Quindi a livello complessivo non raggiungiamo l’efficienza dovuta. Bisogna ottimizzare l’investimento del tempo per migliorare l’organizzazione dello studio commercialista.
Di conseguenza dobbiamo capire prima se, come studio, siamo o no efficienti. Lo standard sul prezzo serve proprio a questo, un sistema di allerta che ci pone criticamente su situazioni difficili.
Misurare la saturazione interna: criteri
Per effettuare una previsione del carico di lavoro annuale realistica si deve stimare la saturazione interna, ovvero il limite massimo della capacità di assorbire lavoro da parte dello studio.
Il budget deve prevenire il carico di saturazione, lavorando sul carico specifico in rapporto alle ore lavorabili complessive (al netto di ferie, permessi…) a cui sottrarre le ore “libere”. Le ore “libere” non sono da intendersi come ore di inattività, ma ore dedicate a compiti di gestione dello studio o alla formazione.
Se le ore potenzialmente libere vengono assorbite ad esempio per ricontrollare documenti degli stessi clienti dovremo esserne consapevoli, sia perchè non le stiamo destinando ad altri clienti, sia perché dovranno incidere sul preventivo del cliente. Il doppio controllo infatti assicura una maggiore qualità dei servizi forniti, che deve almeno esprimersi in valore aggiunto percepito, se non in un prezzo maggiorato.
Le ore libere andranno destinate con anticipo su attività pianificate.
La pianificazione interna, che prevede riunioni di aggiornamento, su singoli clienti e case studies, serve anzitutto a stimare il carico di lavoro prospettico, ovvero, sulla base delle priorità e dei clienti, organizza il programma il lavoro annuale, suddividendo il mese in periodi bisettimanali.
Si tratta di un’organizzazione ragionata in previsione dei picchi di lavoro.
La fatturazione effettiva ci dice cosa succede poi concretamente durante l’anno, per aggiustare in corso d’opera la ripartizione delle ore di straordinari e sovraccarichi di lavoro.
Ad esempio oggi ci poniamo già il problema delle dichiarazioni per il prossimo anno, anche se non è una priorità, per arrivare preparati al picco.
Questo comporta sapere quante risorse serviranno allo studio durante il picco, così da preparare, per quella data, un numero di collaboratori in grado di svolgere gli adempimenti in autonomia.
Tra le soluzioni alla saturazione: esternalizzare
Alcuni studi organizzano la saturazione interna per il nuovo anno decidendo di esternalizzare la contabilità di alcuni clienti, così da avere ore a disposizione per investire sulla formazione del personale, per far crescere alcuni collaboratori e offrire così ai clienti servizi diversi.
Altri studi decidono di esternalizzare quando si rischia di incorrere in troppi straordinari.
Per cercare di livellare la saturazione e permettere allo staff di svolgere le ferie che matura, si affida parte del lavoro a un professionista esterno.
Si entra nella logica del valore-opportunità quando si liberano delle ore dello staff grazie all’ outsourcing e si progetta come rivestirle, strutturando nuove offerte per i clienti, evolvendo i servizi.
Se desideri avere informazioni sull’organizzazione di uno studio commercialista contatta Studio Loffredo.