L’affidamento di pratiche e adempimenti dei commercialisti verso partner esterni sta prendendo lentamente piede anche in Italia. Legittimo domandarsi se l’esternalizzazione rappresenti più un rischio o un’opportunità per il commercialista in outsourcing.
Molti dottori commercialisti nutrono dubbi sull’outsourcing, a cominciare dalla qualità del servizio fino al rischio della perdita di fiducia da parte del cliente.
Analizziamo meglio possibili pericoli e benefici soprattutto per gli studi di piccole e piccolissime dimensioni.
Outsourcing per piccoli commercialisti: funziona?
Ricorrere a risorse esterne, come riassume letteralmente la parola “outsourcing” (out = fuori + source = risorsa), è una strategia d’impresa a cui ricorrono spesso business strutturati e di grandi dimensioni. Tuttavia, affidare la gestione di attività interne a fornitori specializzati è vantaggioso soprattutto per piccoli studi.
Per i grandi studi commercialisti si presentano infatti due opportunità, ovvero l’esternalizzazione o l’automazione dei processi di lavoro tramite robot, grazie alla RPA.
Singoli commercialisti o studi di pochi soci difficilmente potrebbero ricorrere alle costose tecnologie che i collaboratori esterni offrono oppure installare ai robot acquistati dai grossi studi associati, per questo motivo l’esternalizzazione è un’opportunità adatta agli studi di dimensioni contenute e ai commercialisti che esercitano individualmente.
Le esigenze che spingono i piccoli studi professionali verso l’esternalizzazione di alcuni processi operativi scaturiscono dalle scarse marginalità di alcune attività ripetitive.
Spesso, queste stesse attività richiedono, per contro, molto tempo e concentrazione da parte del professionista o dei suoi collaboratori.
L’outsourcing permette in questi casi di liberare tempo di lavoro e aumentare i guadagni su attività a basso valore aggiunto, potendone eseguire in numero maggiore.
Altre volte, la necessità dei dottori commercialisti e consulenti del lavoro che lavorano individualmente, o con pochi collaboratori, scaturisce dalla volontà di accrescere il livello qualitativo dei propri servizi senza dover affrontare ingenti costi di investimento e apprendimento interni. L’esternalizzazione, se affidata a professionisti esperti, garantisce l’innalzamento degli standard qualitativi, con tempi nettamente più rapidi rispetto al ricorso a un investimento interno.
Motivi per esternalizzare la contabilità
Le motivazioni principali che inducono revisori e commercialisti a ricorrere all’outsourcing sono almeno tre:
- Tempo: manca il tempo materiale per soddisfare tutti gli adempimenti urgenti, legati a specifiche scadenze dell’anno fiscale, perciò il carico di lavoro rischia di compromettere l’intero processo operativo dello studio. Altre volte, il tempo da dedicare ad attività poco remunerative non vale lo sforzo del professionista, il rapporto tra tempo e guadagno è svantaggioso. In alcuni studi manca il tempo per dedicarsi alla crescita del business, al miglioramento dei servizi offerti o alla ricezione di nuovi clienti.
- Competenza: per pratiche che si eseguono raramente, oppure per attività eseguite solitamente da un collaboratore al momento assente è preferibile rivolgersi al service, soprattutto quando non si dispone di sostituti in studio già formati sulla pratica. Il rischio di errori è troppo elevato se svolto internamente, perciò l’esperienza esterna risulta una garanzia vantaggiosa.
- Costo certo: il computo delle ore per singola attività in outsourcing ha un costo fissato tra le parti, mentre all’interno dello studio spesso i costi per i singoli adempimenti non rimangono aderenti a quanto fissato in preventivo. Le motivazioni sono svariate: novità inerenti a determinate pratiche, adempimenti non ricorrenti con cui si ha poca dimestichezza, eventuali errori e correzioni che allungano i tempi previsti, traducendosi in un amento del costo per il cliente o in un mancato guadagno per il commercialista.
Qualche rischio per il commercialista in outsourcing
Considerate le possibilità che l’esternalizzazione offre ai problemi sopra elencati, l’analisi passa ora ai possibili svantaggi di servizi erogati da partner esterni.
I rischi sono connaturati soprattutto al tipo di bisogno per il quale il professionista si è rivolto all’outsourcing. Nel caso in cui la necessità primaria sia l’urgenza relativa alle scadenze, oppure la necessità di maggior tempo libero a parità di clienti serviti, sarà allora necessario prestare particolare attenzione, nelle condizioni contrattuali, sulle tempistiche previste per lo svolgimento di quanto pattuito.
Se la qualità del servizio è il motivo per cui il commercialista in outsourcing si affida a esperti esterni, allora sarà fondamentale conoscere da quanto tempo il partner scelto sia sul mercato, documentarsi su quanta esperienza abbia maturato rispetto a pratiche specifiche, su quali garanzie egli offra. Ancora meglio sarebbe conoscere colleghi che si siano già rivolti allo stesso professionista, per confrontare pareri e ricevere conferme sull’affidabilità del fornitore a ci si sta affidando.
Se il bisogno di esternalizzare riguarda soprattutto l’innalzamento delle marginalità su adempimenti poco remunerativi, allora sarà necessario un calcolo oculato del tempo speso per specifiche attività, inclusi i tempi di correzione per eventuali errori, e calcolare il rapporto tra costi previsti per l’outsourcing e la quantità di tempo, e quindi di denaro, risparmiato.
Conclusione
A fronte delle garanzie che è necessario richiedere a contratto, della spesa da sostenere per esternalizzare e della documentazione preventiva che è bene richiedere al fornitore è giusto domandarsi se l’outsourcing sia davvero vantaggioso per il proprio studio.
La risposta a questo ragionamento non può che essere soggettiva per ogni dottore commercialista, che dovrà stabilire quanto valga il proprio tempo, quanto comprometta il suo lavoro un errore o un ritardo. Una volta compiute queste valutazioni sarà possibile stabilire se l’adozione di servizi di outsourcing sia strategica o meno per il proprio studio.