Come non deve essere usata la RPA: stategie vincenti

La Robotic Process Automation offre indiscutibili vantaggi ad aziende e studi professionali, a patto che non venga utilizzata in maniera errata.
In questo articolo viene approfondito l’uso scorretto dell’automazione dei processi, per evitare d’investire in modo miope in strumenti in realtà vincenti.

Indice

  • Robot software in soccorso! O no?
  • La promessa della RPA
  • I problemi che può creare la RPA
  • La ricetta giusta per la RPA
  • Conclusione

Robot software in soccorso! O no?

L’automazione è spesso considerata una benedizione contraddittoria. Per alcuni è foriera d’imminenti tagli ai posti di lavoro, per altri invece proietta in un mondo di efficienza, capace di liberare il potenziale dell’ingegno umano.
Anche la robotizzazione dei processi (RPA) è allo stesso modo soggetta a letture contrastanti: per i suoi sostenitori apre la strada alla trasformazione digitale, mentre per i suoi detrattori è solo l’ultima tecnologia sopravvalutata che, a lungo termine, promette di causare più problemi di quanti ne risolva.

La verità, probabilmente, sta nel mezzo.
Molti dei processi legati alla Robotic Process Automation riguardano l’automazione di pratiche aziendali altamente manuali e obsolete, e non è difficile capire perché. Adottare nuovi software aziendali è costoso, mentre è più semplice continuare a utilizzare quelli esistenti robotizzando ciò che è possibile.

Sebbene sia facile capirne il fascino, l’RPA non è priva di rischi: nonostante il suo ruolo centrale nel supportare le aziende a competere nell’era digitale, è necessario che le imprese seguano alcuni modelli di base per assicurarsi di utilizzare la RPA in modo efficace.

La promessa della RPA

La RPA offre il vantaggio di accelerare processi banali, ripetitivi e soggetti a errori, mantenendo bassi i costi e liberando il personale per concentrarsi su un lavoro più significativo e di grande impatto.
Ogni organizzazione dispone di una complessa raccolta di software, alcuni acquistati, altri sviluppati e altri ancora acquisiti in seguito di eventi particolari. I processi aziendali si basano su questo panorama diversificato, che spesso richiede agli esseri umani di passare tra più applicazioni e contesti.
La RPA promette di accelerare i processi aziendali assistendo, o in alcuni casi sostituendo completamente, la persona che gestisce queste applicazioni disparate. Un semplice robot avviato da un lavoratore potrebbe copiare una serie di valori da un’applicazione e riempire quei valori in un’altra app.

I problemi che può creare la RPA

Nonostante il generale ottimismo sulle promesse di automazione, apprendimento automatico e intelligenza artificiale (IA), la RPA non è sempre all’altezza del clamore suscitato. I costi di manutenzione dei BOT derivanti dalle modifiche alle applicazioni, infatti, potrebbero deludere le aspettative legate al ROI.

È quest’ultimo elemento, l’aggiornamento dei bot per tenere traccia delle modifiche alle applicazioni sottostanti, il più preoccupante.

L’intera premessa della RPA è che l’introduzione di un bot per interconnettere le applicazioni esistenti creerà efficienze, ma, se da un lato riduce il costo del personale, dall’altro aumenta i costi per la manutenzione del software.

La ricetta giusta per la RPA

Sebbene la RPA possa essere vista come una soluzione pericolosa, è in realtà efficace se utilizzata come parte integrante di una strategia più generale.

Ecco due linee guida per ottenere benefici dall’adozione della RPA:

  1. Meglio iniziare in piccolo, senza cercare di automatizzare l’intero sistema. Affrontare da subito processi complessi e di lunghi significa imbattersi rapidamente in problemi. Evitare questo inutile sforzo, iniziando in piccolo, è maggiormente motivante: anche un semplice processo gestito in modo efficace da un robot può portare a un grande giovamento nel tempo.
  2. Continuare la ingegnerizzazione dei processi aziendali e utilizzare l’RPA come misura a medio termine. Se si seguono processi aziendali scadenti, seppellirli sotto una soluzione RPA potrebbe offrire miglioramenti solo temporanei, ma non risolve il problema di fondo.

Questa formula per l’RPA è la ricetta giusta per aumentare l’efficienza, specialmente nei processi altamente manuali in cui gli esseri umani aggiungono poco valore.

Conclusione

Se il numero di persone che svolgono il lavoro è notevole, anche poche attività in automazione possono aumentare il guadagno. La RPA dovrebbe far parte della strategia di ogni professionista, uno strumento nella cassetta degli attrezzi, da utilizzare insieme a una prospettiva a lungo termine e a una strategia tecnologica olistica in tutta l’impresa.