BPO: cos’è il Business Process Outsourcing

Per Business Process Outsourcing s’intende una strategia aziendale basata sulla delega a partner esterni di attività secondarie dell’impresa, la quale, in tal modo, può focalizzare le sue energie sul proprio core business.
Nuove esigenze di mercato, contingenze storiche inaspettate o notevole aumento del lavoro hanno spinto le imprese ad essere più flessibili per conservare posizionamento e competitività. Da qui nasce l’esigenza di esternalizzare parte delle mansioni svolte internamente. Scopriamo meglio come funzionano i servizi di BPO e cos’è in dettaglio il Business Process Outsourcing.

Indice

  • BPO: cos’è e definizione
  • Tipi di BPO: Front Office e Back Office
  • Quali processi aziendali si può  esternalizzare
  • Cos’è il BPO per commercialisti
  • Conclusione: adottare o no la BPO?

BPO: cos’è e definizione

L’acronimo BPO sta per Business Process Outsourcing, metodo di organizzazione d’impresa che prevede il subappalto a gestori esterni di mansioni interne, normalmente svolte dal personale aziendale.
Per outsourcing quindi si intende l’esternalizzazione di alcuni processi ad aziende specializzate, che svolgono in forma anonima parte delle attività, come fornitori di servizi.
Inizialmente il Business Process Outsourcing si è diffuso come strumento di riduzione dei costi per le aziende, che vedevano aumentare la produttività beneficiando di tecnologie moderne e personale specializzato senza dover investire.
Oggi il Business Process Outsourcing è un paradigma strategico avanzato, un approccio che partecipa al modello di crescita e scalabilità delle aziende.

Tipi di BPO: Back Office e Front Office

Esistono due generi di Business Process Outsourcing in base alla tipologia di servizi di cui il fornitore si occupa: Back Office outsourcing e Front Office outsourcing.
A distinguere questi due varietà di BPO è il tipo di attività esternalizzata, se riguarda la relazione con i clienti oppure se collegata ad attività amministrative.

Front Office Outsourcing

Il Front Office Outsourcing si occupa di servizi connessi direttamente al cliente e con ciò che produce ricavi per l’impresa. Tra questi troviamo: servizio clienti, telemarketing, marketing, vendite, helpdesk, supporto tecnico etc.
Questo tipo di esternalizzazione garantisce costanza nella qualità dei servizi erogati ai propri clienti, permettendo all’azienda di concentrarsi su di loro senza preoccuparsi di aspetti secondari, che sottrarrebbero invece attenzione e tempo verso gli acquirenti. Una buona gestione della customer experience permette di rimanere competitivi, disporre del proprio personale per attività remunerative e non amministrative, consentendo così di aumentare il portafoglio clienti.

Back Office Outsourcing

Il Back Office outsourcing riguarda soprattutto le attività amministrative, supportando le imprese nella gestione di funzioni non centrali per la produzione aziendale, tuttavia importanti per il corretto funzionamento d’insieme dell’impresa. Vengono dunque delegati compiti riguardanti: archiviazione documenti, gestione paghe, data entry, contabilità, gestione fatture, attività risorse umane, supporto IT, etc.
In questo modo l’azienda può proseguire con successo i propri obiettivi di business, riducendo costi fissi e liberando parte del personale da compiti amministrativi, così da reimpiegarlo in attività operative.

Quali processi aziendali si può esternalizzare

Come sopra descritto, le attività che possono essere affidate in outsourcing sono numerose e spaziano da singole mansioni a interi flussi di lavoro, sia non-core sia direttamente legati al business.

I servizi più gettonati per l’esternalizzazione riguardano customer care, marketing, helpdesk per quanto riguarda il front office. Per il back office, invece, le imprese delegano maggiormente attività di reclutamento, contabilità, libro paga e supporto tecnico, scegliendo partner specializzati in questi incarichi.

Cos’è il BPO per commercialisti

La strategia del BPO è applicata anche negli studi professionali, inclusi gli studi di dottori commercialisti e revisori.
Anche nell’ambito contabile e fiscale si possono trarre vantaggi dall’esternalizzazione di mansioni o interi processi aziendali. I vantaggi sono numerosi: dal costo certo del servizio e, quindi, del ritorno garantito per ogni adempimento eseguito, al risparmio di tempo per il personale, da poter impiegare su attività ad alto valore aggiunto piuttosto che su impieghi poco remunerativi. Inoltre, ridurre le attività ripetitive significa ridurre possibilità di errori e snellire carichi di lavoro e stress per il proprio staff.
Grazie al Business Process Outsourcing si possono infatti delegare attività quali:

  • Tenuta contabilità ordinaria, semplificata o di professionisti;
  • Predisposizione bilancio in formato UE;
  • Predisposizione e invio Dichiarazione dei redditi, dichiarazione IVA e modello 770;
  • F24 per IVA o ritenute d’acconto: predisposizione (e pagamento)
  • etc…

I compiti che è possibile esternalizzare sono numerosi, grazie alle tecnologie software di cui i fornitori dispongono, che permettono loro di eseguire in tempi brevi mansioni complesse, anche in grandi quantità.

Conclusione: adottare o no la BPO?

La valutazione per ogni imprenditore sull’attuazione o meno di questa scelta strategica è imprescindibile dal fornitore a cui ci si rivolge. Il partner BPO non è soltanto colui a cui si affiderà il proprio lavoro, la qualità del servizio e, di conseguenza, parte della propria reputazione come professionisti, ma si tratta di colui che analizzerà i processi interni all’azienda. Egli consiglierà quali attività sia bene esternalizzare e come avverrà lo scambio d’informazioni.
Assicurarsi su un fornitore affidabile, per procedure e protezione dei dati, flessibile all’occorrenza e garantito per qualità dei servizi, è una premessa fondamentale, prioritaria anche sui costi del servizio.
Il consiglio è quello di stringere accordi con partner localizzati nello stesso Paese, sia per facilità nelle comunicazioni e nello scambio d’informazioni, sia per garanzia del rispetto delle regole vigenti, relative a GDPR e cyber security.
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