Cos’è l’automazione robotica dei processi e perché serve ai commercialisti?

L’uso di robot per automatizzare i processi di contabilità sta avendo un successo crescente, anche tra i professionisti fiscali. In questo articolo descriviamo i tre livelli di automazione possibili e come il loro impiego consenta un notevole risparmio di tempo e di denaro.

Indice

Che cos’è la RPA?

La Robotic Process Automation (RPA) è una tecnologia che utilizza software robot o “bot” per rendere automatici i processi di lavoro ripetitivi e manuali. Questa tecnologia può essere utilizzata per eseguire una varietà di attività, come l’elaborazione dei dati, la gestione dei documenti e la comunicazione con i clienti.
Per i commercialisti, l’utilizzo della RPA può essere molto vantaggioso per automatizzare le attività di contabilità monotone, come l’elaborazione delle fatture, la gestione dei pagamenti e la preparazione dei bilanci. Delegando ai robot queste mansioni, i commercialisti possono risparmiare tempo e aumentare l’efficienza, così da concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come aggiornamento dei servizi e cura dei propri clienti.

Cosa può fare la RPA per il commercialista?

La RPA trova diversi usi applicativi a seconda delle esigenze del singolo studio, senza obbligare all’investimento su nuovi gestionali, ma utilizzando gli strumenti già presenti. Ecco alcuni esempi di attività che possono essere automatizzate con l’aiuto della RPA:

  • Elaborazione delle fatture: il software robot può essere utilizzato per leggere le fatture in entrata, estrarne i dati e inserirli automaticamente nel sistema contabile.
  • Gestione dei pagamenti: la RPA può essere utilizzata per monitorare le scadenze delle fatture e inviare automaticamente i pagamenti ai fornitori.
  • Preparazione dei bilanci: i bot possono raccogliere automaticamente i dati contabili e addestrati a preparare i bilanci aziendali.
  • Comunicazione con i clienti: il software robot può inviare automaticamente messaggi e promemoria ai clienti per ricordare loro le scadenze o fornire aggiornamenti sullo stato dei loro conti.

In questo modo, la RPA agevola il commercialista nello svolgimento delle attività contabili in modo più efficiente e preciso, liberando il personale di studio da compiti poco gratificanti, dove è richiesta scarsa competenza professionale. In tal modo, collaboratori e commercialista potranno dedicarsi a formazione, aggiornamento e attività core dello Studio.

I vantaggi della Robotic Process Automation nella contabilità

Il risparmio di tempo è sicuramente l’aspetto più accattivante dell’uso della RPA. Parimenti, la libertà concessa al commercialista e ai collaboratori di potersi dedicare ad attività importanti, anche durante i periodi di picco lavorativo, è straordinaria.
A questi benefici più evidenti si accompagnano altri vantaggi garantiti dall’uso della RPA in Studio. Qui ne vengono elencati alcuni esemplificativi:

  1. Eliminazione dell’errore umano:
    I robot non conoscono stanchezza né orari; perciò, la RPA aiuta a ridurre gli errori umani nell’esecuzione di attività ripetitive e manuali, come l’elaborazione dei dati e la gestione dei documenti. È raro che i software robot possano commettere inesattezze, salvo per errori di progettazione. Proprio per questo motivo si suggerisce un periodo iniziale di rodaggio dell’implementazione interna: in questa fase l’affiancamento di esperti è determinante per il buon funzionamento della tecnologia RPA.
  2. Miglioramento qualità dei dati:
    Poiché il software robot esegue le attività in modo preciso e ripetibile, può contribuire non solo a ridurre gli errori ma anche ad aumentare la precisione nella raccolta e nell’elaborazione dei dati contabili. Inoltre, la RPA può essere utilizzata per eseguire controlli automatici sui dati per assicurarsi che siano accurati e coerenti, aiutando a identificare e correggere eventuali errori.
  3. Ampliamento portafoglio clienti:
    Sul medio termine, la tecnologia RPA consente una stima predittiva dei volumi di attività, grazie all’ottimizzazione dei flussi di lavoro e alla riduzione dei tempi di esecuzione. La conseguenza diretta è la possibilità di accettare nuovi clienti, con la sicurezza di poter gestire i picchi di lavoro senza stress e senza ritardi nelle scadenze. Il supporto dei bot rende così possibile la pianificazione delle risorse e la modulazione dei servizi offerti.
  4. Archiviazione efficiente:
    La RPA consente una raccolta e organizzazione dei dati efficiente e standardizzata. Questo permette al commercialista di accedere facilmente ai dati di cui ha bisogno per svolgere le proprie attività. Ciò può rendere più facile per i commercialisti analizzare i dati e utilizzarli per prendere decisioni informate, aumentando la qualità del loro lavoro e la soddisfazione dei loro clienti.
  5. Supporto alla conformità normativa:
    L’automazione robotica dei processi, garantendo una raccolta automatica e organizzata dei dati contabili, favorisce i controlli sulla loro accuratezza e/o semplifica la creazione di reportistica dettagliata, conforme ai requisiti delle normative vigenti.
  6. Semplificazione della comunicazione interna:
    La condivisione di materiali uniformi, secondo processi standard, agevola enormemente il personale interno nello scambio d’informazioni e condivisione di documenti.

Conclusione

Sia chiaro: la RPA non è in grado di sostituire completamente il lavoro del commercialista, dal momento che richiede ancora l’intervento umano per decisioni complesse. Tuttavia rappresenta senza dubbio un’opportunità strategica per ottimizzare i propri investimenti. Sapere con maggior certezza quanto lavoro potrà svolgere lo Studio, in che tempi e con quante risorse umane è garanzia di stabilità. Pianificare con sicurezza dove allocare i capitali significa ridurre i rischi futuri per il proprio business.
Se stai considerando d’implementare dei software robot nel tuo Studio, il consiglio è quello di cercare un fornitore affidabile. Seleziona un partner che sappia aiutarti nell’identificare i processi interni adatti all’automazione, poiché non tutti i processi lo sono. I fornitori di soluzioni di RPA presenti sul mercato sono numerosi: meglio prendersi il tempo per svolgere ricerche e comparazioni approfondite. La mia esperienza diretta può offrirti un confronto per approfondire la tematica: se desideri un colloquio senza impegno contattami qui. I riscontri di altri commercialisti che hanno già implementato la RPA può aiutarti a ottenere consigli e raccomandazioni.