L’impatto dell’automazione dei processi robotici (RPA) nella contabilità

La Robotic Process Automation (RPA) ha rivoluzionato gli studi dei commercialisti, velocizzando e ottimizzando i processi. Grazie a robot adattabili alla strumentazione già in uso i costi sono contenuti e i tempi d’implementazione ridotti. Ecco in sintesi perché la RPA è così innovativa e quali vantaggi offre a chi si occupa di contabilità.

Indice

  • Cos’è la RPA nella contabilità
  • Perché l’Automazione dei Processi Robotici è importante
  • Vantaggi della RPA in contabilità
  • Conclusione

Cos’è la RPA nella contabilità

Per automazione dei processi robotici (RPA) si intende l’insieme dei software robot capaci di replicare processi umani ripetitivi su larga scala. In genere vengono automatizzati processi manuali condotti su fogli di calcolo e gestionali.

Gli applicativi RPA, generati solitamente con poco codice o persino senza codice, eseguono passaggi in serie, meccanizzando attività altrimenti eseguite manualmente, con enorme dispendio di tempo. Replicano ciò che farebbe un operatore contabile umano, utilizzando l’interfaccia allo stesso modo.
Quanto il robot apprende dall’umano viene riprodotto su sistemi e fogli di calcolo preesistenti. Il software robot può selezionare campi, digitare, copiare e incollare, tutte operazioni che consentono alla macchina di eseguire attività più complesse. Tra queste ci sono ad esempio: inviare mail e F24, stampare registri contabili e scaricare fatture. 

Perché l’automazione dei processi robotici è importante

Spesso si crede che la forza della RPA sia la sua capacità di sostituire gli esseri umani con i robot. Tale ipotesi mal predispone il personale di Studio all’implementazione di strategie robot in ufficio. Tuttavia la potenzialità della Robotic Process Automation sta nel concedere ai collaboratori di studio di concentrarsi sulle operazioni strategiche, sulle attività ad alto valore aggiunto. La contabilità di livello avanzato è complessa, può trattarsi di esaminare anomalie contabili, di valutare rapporti finanziari o di preparare le imposte da versare per le società. Questo know-how e un’analisi approfonditi richiedono capacità logiche, di cui il robot non è dotato, e scelte decisionali, che il robot non può prendere. La RPA non sostituisce gli umani.
La RPA rafforza la contabilità adempiendo a compiti non qualificati.
La tecnologia RPA agevola il perfezionamento progressivo di contabili, poiché consente loro di formarsi e migliorarsi, godendo di più tempo libero. Questo a sua volta favorisce un miglioramento delle capacità dei robot, a cui i commercialisti trasferiscono parte delle nuove competenze acquisite, attuando in un circolo virtuoso.
Il personale qualificato, sgravato da mansioni alienanti e svilenti per le proprie abilità analitiche, può fornire servizi strategici ai clienti dello Studio. Con questo semplice processo aumenta la qualità della customer care e dei servizi contabili nel loro complesso.
La RPA esprime quindi il massimo del suo potenziale quando impiegata per eseguire attività discrete, semplici e ad alto volume, come la contabilizzazione delle fatture, l’invio di dichiarazioni fiscali o la predisposizione di comunicazioni telematiche (es. LIPE).

Vantaggi della RPA in contabilità

Tra i principali benefici che la RPA garantisce spiccano:

  • Uniformità di procedure e sistemi
    Per utilizzare il potenziale della RPA è necessario essere dotati di procedure e sistemi unificati, dove sono state eliminate carenze e colli di bottiglia dai processi di lavoro.
    Nei casi in cui questo non è stato fatto spesso è il fornitore del servizio d’implementazione della RPA a supportare il commercialista nell’analisi preliminare dei processi, indagando il flusso di lavoro in ogni suo passaggio.
    Preparare il terreno per l’introduzione di robot di Studio apporta già un significativo miglioramento dei processi di lavoro nel loro insieme.
  • Riduzione dei costi e aumento dell’efficienza
    Grazie alla RPA possono essere elaborati grandi volumi di dati  in una frazione del tempo, con la garanzia di precisione e rispetto delle scadenze.  Accorciare i tempi di evasione degli adempimenti si traduce in maggior tempo a disposizione del commercialista e dei suoi collaboratori per offrire servizi di qualità e personalizzati ai clienti dello Studio.
  • Pianificazione e previsione finanziaria
    Delegandone buona parte delle mansioni ai robot, aumentano le capacità dell’ufficio nella gestione di considerevoli carichi di lavoro, evitando nuove assunzioni e investimenti economici in tal senso.

Grazie a strumenti sicuri come i software robot si possono evitare errori nelle procedure e, di conseguenza, scongiurare impatti finanziari negativi, come sanzioni e azioni legali a seguito di rendicontazioni imprecise.
Pianificare i propri investimenti senza uscite impreviste e senza ulteriori costi di personale consente di programmare con accuratezza dove allocare i capitali disponibili e con quali tempistiche disporne.

Conclusione

La Robotic Process Automation incentiva e regge la coerenza nell’esecuzione della pratica contabile, il che si concretizza in un minor numero di errori di processo da affrontare. Inoltre i sistemi RPA ben progettati rendono semplice apportare modifiche ai processi e al modo in cui vengono eseguiti.
L’impatto della RPA negli studi contabili è ormai manifesto, meglio sfruttare le opportunità che offre, piuttosto che restare a guardare l’evoluzione avvantaggiare i propri competitor. Se vuoi scoprire come la RPA può far salire di livello il tuo Studio non esitare a contattarmi per un incontro conoscitivo.